Dagordningen är skelettet för ett möte eller möte. Det är i det som huvudämnen för diskussion och huvudområden för diskussion anges. Den fastställer ordningen på mötet, fokuserar deltagarnas uppmärksamhet på ett professionellt samtal, tillåter inte diskussionen att utvecklas till ett kaotiskt synsätt.
Instruktioner
Steg 1
Börja förbereda dagordningen så snart ledningen har beslutat om datum och ämne för mötet. Het på klackarna blir det lättare för dig att formulera dess poäng. Dessutom har du tillräckligt med tid för att korrigera det första alternativet om chefen vill ändra.
Steg 2
Markera de viktigaste och mindre aspekterna av mötesämnet. Överbelasta inte agendan med små frågor som kan lösas rutinmässigt. Det bästa alternativet är att inkludera 1-2 viktiga punkter, i diskussionen som majoriteten av teamet är intresserad av, och lämna tid för snabb lösning på mindre viktiga frågor, inklusive de som uppstod under mötet.
Steg 3
Formulera agendapunkterna. Undvik tvetydiga eller tvetydiga meningar. Gör sakerna på din agenda så specifika som möjligt. Efter att ha läst dem ska mötesdeltagaren lätt förstå kärnan i problemet och syftet med diskussionen. Om du har några problem kan du söka hjälp av en specialist som kommer att hålla ett anförande tal om detta ämne.
Steg 4
Varje artikel bör börja med prepositionen "om" eller "om": "På försäljningsavdelningens initiativ att hålla en städdag" eller "Om omfördelning av funktioner mellan marknadsavdelningen och presstjänsten", etc. Om något regleringsdokument tas upp för diskussion kan klausulen låta som följer: "Om godkännande av företagets stadga" eller "Om ändringar av arbetsbeskrivningarna för sekretariatets personal", etc. För informativa frågor som inte kräver diskussion, vänligen ge en lämplig förklaring inom parentes eller åtskilda av ett kolon. Till exempel "Om lovande områden för bokpublicering: Rapport från biträdande generaldirektören på en affärsresa till seminariet."
Steg 5
Strukturera din agenda. I praktiken finns det två sätt att ordna frågor: från viktigast till mindre viktigt och från mindre till betydande. Varje alternativ har sina positiva aspekter. I det första fallet behandlas huvudfrågorna i början av mötet. Anställda är mer aktiva, trötthet påverkar inte dem ännu. Men diskussionen om den första frågan kan dröja kvar, det finns ingen tid kvar för att lösa mindre, men viktiga problem. Om mötet börjar med mindre viktiga punkter ansluter sig medarbetarna gradvis till rytmen och när huvudfrågan tillkännages är de helt redo för en konstruktiv dialog.
Steg 6
Skriv ut dagordningen enligt din organisations kontorskrav. Förutom de faktiska frågorna för diskussion, ange datum, tid, plats för mötet, huvudtalare, deltagare och inbjudna experter. Godkänn dokumentet med organisationens chef. Du bifogar den ursprungliga dagordningen senare till protokollet från mötet. Basera på den godkända agendan, förbered ett nyhetsbrev eller meddelanden för de anställda.
