Det finns en åsikt att ett möte är en händelse som kan förberedas spontant. I själva verket kräver denna form av affärsinteraktion seriös administrativ utbildning.
Ämnet för mötet
Anledningen till mötet bör formuleras av initiativtagaren. Det är inte alltid den viktigaste deltagaren i mötet i denna egenskap. Baserat på det faktum att möten kan vara inom företaget och med deltagande av ett brett spektrum av inbjudna är det viktigt att definiera ämnet på ett sådant sätt att det kan locka alla människor som behövs för dialogen.
Vanligtvis hanteras den tekniska formuleringen av ämnet av den administrativa personalen eller direkt av mötesekreteraren. Dagens möte följer av det givna ämnet. Detta dokument innehåller alla frågor som planeras för diskussion. Efter överenskommelse tilldelas varje talare en talare som får en tidsgräns för sitt tal utan att ta hänsyn till debatten. Diskussionstiden är fast i dagordningen separat.
För en bättre förståelse av frågorna är det inte överflödigt att förbereda en handout som innehåller korta referenser, statistik eller annan informationsinformation. Sekreteraren förbereder sådant material med varje talare separat.
Det sista steget i dokumentförberedelsen är utvecklingen av utkast till beslut i varje fråga. Detta dokument representerar föredragandenas föreslagna lösningar baserat på diskussionen. De spelar in de sista meningar som presenteras av talarna. Om deltagarna inte håller med om alternativet i utkastet till beslut korrigeras dokumentet av sekreteraren.
Inbjudna personer
Dagordningen bestämmer till stor del den ungefärliga listan över personer som ska bjudas in för att ta upp de frågor som tas upp. Så ett produktivt sätt är att bjuda in människor som har motsatt syn på talaren. I det här fallet fungerar mötet som ett "runt bord" för parterna i den omtvistade situationen.
Mötesdeltagare informeras med alla tillgängliga metoder - ett telefonsamtal, e-post eller en personlig inbjudan. Hela dokumentpaketet måste överlämnas i förväg till alla deltagande personer så att de har möjlighet att bekanta sig med materialen i förväg.
Genomföra ett möte
En sekreterare måste delta i mötet. Hans uppgift är att utarbeta ett protokoll efter diskussionen. Vid utarbetandet av dokumentet är det inte den korrekta inspelningen av diskussionen som är viktig, utan återspeglingen av nyckeltal och specifika förslag.
För att utesluta eventuella avvikelser är det bättre att spela in mötets gång på en diktafon. Alla deltagare måste informeras om inspelningens start.
