Planerare, möten och möten är en integrerad del av arbetsflödet. Deras huvudsakliga uppgift är att kollektivt analysera alla servicesituationer. Deltagare i arbetsmöten kan och bör aktivt tala, diskutera detaljer och föreslå lösningar på problem. För att ett möte ska vara effektivt måste värden följa vissa regler.
Nödvändig
- - dagordning;
- - mötesreglerna,
- - protokoll för mötet.
Instruktioner
Steg 1
Lär dig de viktigaste tecknen på ett effektivt möte. Det finns få av dem: 1. Mötet har ett specifikt syfte; 2. Arrangören har gjort allt nödvändigt förberedande arbete; 3. Mötet deltar endast av intresserade anställda som är direkt relaterade till de diskuterade frågorna; 4. Diskussionen avviker inte från huvudämnet; 5. Som ett resultat av mötet fastställdes omedelbara planer och specifika instruktioner gavs till anställda. Alla dessa frågor bör övervakas personligen av chefen, särskilt om organisationen ännu inte har skapat en mekanism för att hålla effektiva möten.
Steg 2
Formulera huvudämnet för mötet. Det ska vara relevant och förståeligt för anställda. Det är mycket viktigt att arbetsmötet har ett specifikt mål: att utveckla en evenemangsplan, godkänna ett beslut, lägga fram en idé etc. Du bör till exempel inte prata om den globala ekonomiska krisen om din annonsbyrå har haft färre kunder. I det här fallet bör mötet ägnas åt att utöka tjänsteutbudet och ändra rabattsystemet.
Steg 3
Förbered en detaljerad mötesagenda. I det anger du huvudämnet, de frågor som planeras att diskuteras, namnen på talarna, de inbjudna sammansättningen, datum, tid och plats för evenemanget. Varje dagordningspost ska innehålla detaljer om mötets huvudämne, återspegla någon aspekt av det. Frågor kan grupperas antingen enligt principen "från enkel till komplex" eller i en analytisk ordning - "den nuvarande situationen - dess ursprung - möjliga lösningar."
Steg 4
Bifoga mötets tidslinje till dagordningen. Ställ in tiden för huvudtalarna, för information från medtalarna, för att klargöra frågor och för diskussion. Utarbeta tidtabeller även för små servicemöten. Detta kommer att lära dig själv och dina anställda att värdera arbetstid, möta tidsfrister och uttrycka tankar tydligt och till sak.
Steg 5
Bekanta dig med anställda med agendan i förväg. Skicka ut det via företagets e-post eller dela ut till alla du bjuder in till mötet. Be alla förbereda sig för diskussionen. Betona vad du förväntar dig av varje förslagsdeltagare inom deras kompetens.
Steg 6
Börja mötet med ditt eget korta samtal. Berätta om anledningen som uppmanade dig att organisera mötet inom 3-5 minuter och resultatet du vill uppnå. Gör sedan deltagarna bekanta med agendan och arbetsschemat.
Steg 7
Leda diskussionen. Håll en vänlig men konstruktiv diskussion. Uppmuntra varje mötesdeltagare att uttrycka sin åsikt, kontakta den "tysta" med personliga frågor som kräver ett detaljerat svar. Taktiskt men bestämt nypa försök att avleda konversationen från huvudfrågan. Sammanfatta delsummor för varje fråga.
Steg 8
I slutet av mötet, återigen rösta de beslut och instruktioner som ges till de anställda. Se till att alla deltagare förstår sina uppgifter och kommer ihåg sina deadlines. Registrera viktiga punkter i protokollet. Skicka en kopia av den till de specialister som är ansvariga för genomförandet av beställningar samt till de anställda som är involverade i genomförandet av de beslut som fattas.
