Mötet är ett traditionellt attribut för alla ledningsprocesser. Betydelsen, arten, den tekniska nivån, varaktigheten för detta affärsmöte kan variera beroende på mötets specifika mål och villkor. Samtidigt har denna händelse två huvudsakliga särdrag: vid mötet diskuteras ett eller annat problem eller uppgift, och resultatet bör bli ett visst beslut. Ett framgångsrikt möte kräver en tydlig organisation.
Instruktioner
Steg 1
Innan du kallar till ett möte och bjuder in en viss grupp deltagare till det, formulera syftet med mötet. Förtydliga själv: vilket beslut det ska sluta med. Resultatet kan vara godkännande av en arbetsplan för en viss period, utveckling av ett utkast till en faktisk order, upprättande av ett nätverksschema etc.
Steg 2
Om ett problem löses vid ett möte, måste syftet med ett affärsmöte svara på frågorna: varför, varför och hur. Det finns en oföränderlig regel: innan du går med på måste du komma överens om vad som kommer att diskuteras. Det kan vara så att auktoritativa mötesdeltagare tycker att de tänker att det deklarerade problemet inte finns. Särskilda möten - för att skapa (utveckla) idéer. De kan ta formen av den så kallade "brainstorming". Inställningen för ett sådant förfarande behöver en icke-standardiserad, kreativ inställning.
Steg 3
Ett viktigt steg i förberedelsen av mötet är formuleringen av dagordningen. Ett möte kan vara värdelöst och oproduktivt om dess informativa och problematiska komponenter inte fungerar. Tänk därför tydligt över inställningen för samtalsämnet. Jämför: "Frågan om att öka försäljningen av produkt A i detaljhandelsnätverket" och "Enas om åtgärder för att öka försäljningen av produkt A i detaljhandelsnätverket." I det första fallet kan diskussionen förvandlas till banala rapporter, i det andra - till lösningen av ömma problem.
Steg 4
Platsen för mötet är också viktigt. Det finns en korrekt psykologisk observation: om diskussionen hålls på ledarens kontor kan hans syn på att lösa ett visst problem uppenbarligen vara dominerande och mer föredraget. Alla andra rum (konferensrum, rymligt rum) kan vara det bästa alternativet. Kom ihåg: zonen för bekväm kommunikation är ungefär en meter bort. Tänk på detta när det är möjligt när du placerar dina stolar. Runda eller ovala bord är bra för möten. En reträtt kan vara ännu mer lämplig i specifika situationer, men det är ett mycket dyrt alternativ.
Steg 5
Planera din mötetid eftertänksamt. Det är irrationellt att utse det före lunchpausen eller i slutet av arbetsdagen. Morgontid är att föredra. Om du planerar ett långt möte, ta pauser eller kaffepauser (5-10 minuter varje timme). Om du behöver hålla ett informationsmöte är ett alternativ möjligt utan ett klassiskt möte, dvs. utan stolar.
Steg 6
Disciplinerar de anställda i organisationen och blir en del av företagskulturen ett tydligt mötesschema: det rekommenderas att hålla dem på en vanlig veckodag och vid en viss tidpunkt (till exempel på fredag morgon).
Steg 7
Allvarliga möten kräver ofta tydlighet: demonstration av tabeller, diagram, visning av videomaterial. Det är önskvärt att ha en whiteboard, blädderblock, skärm för dessa behov.
