Under sin produktionsverksamhet skapar alla företag många dokument som måste lagras under en del och ibland ganska lång tid. Det är för detta som organisationen av arkivet är nödvändig.
Instruktioner
Steg 1
Skapa nödvändiga villkor för att lagra dokument i arkivet. Först och främst måste rummet skyddas från direkt påverkan av solljus, luftfuktigheten får inte överstiga den tillåtna nivån och tillgången till obehöriga måste också vara stängd.
Steg 2
Observera att enligt kraven för arkivets lokaler är det inte tillåtet att placera det i träbyggnader, förfallna byggnader, byggnader med fuktiga underlag, vindar eller källare. Samtidigt bör lokalerna avsedda för lagring av olika arkivdokument i den anpassade byggnaden isoleras från resten av lokalerna som finns i denna byggnad. Det är inte heller tillåtet att placera arkivet i byggnadens lokaler, som är upptagna av offentliga cateringtjänster, organisationer som lagrar kemiska eller brandfarliga ämnen, livsmedelslager.
Steg 3
Leta upp organisationens arkiv i en byggnad som är anpassad eller speciellt konstruerad för att lagra register. Rummet måste avlägsnas från farliga föremål i enlighet med brandsäkerheten. Dessa inkluderar till exempel parkeringsplatser, bensinstationer, garage. Det bör inte heller finnas några föremål som förorenar luften nära företagets arkiv.
Steg 4
När du väljer ett rum som är lämpligt för att organisera ett arkiv, ta hänsyn till att flera separata rum krävs för att arkivet ska fungera normalt: arkivlagring; utrymme för att ta emot dokument; lokaler för användning av lagrade dokument; arbetsrum för arkivanställda.
Steg 5
Flytta arkivlagret från laboratorie-, hushålls- och industrilokaler. Var samtidigt uppmärksam på att den inte har gemensamma ventilationskanaler och är separerad från angränsande rum med hjälp av brandsäkra väggar och tak med en brandmotståndsgräns på minst två timmar. I arkivrummet är utläggning av avlopps- och vattenledningar inte uteslutet.
Steg 6
Utarbeta för organisering av lagring "Regler för lagring av dokument" och godkänn det med huvudet. Dessutom bör en person utses på order av chefen som kommer att ansvara för arkivet. Dessutom skapas en särskild expertkommission som regelbundet kommer att genomföra en granskning av dokument för att följa lagringsperioderna.
