Nomenklaturen är en lista över alla fall som utgör arkivet och som nyligen har öppnats i en viss organisation, som tas med i systemet. Det måste ange fallets index, namnet, de fastställda villkoren för lagring.
Varianter av nomenklatur
I kontorsarbete finns det tre huvudtyper av nomenklatur: standard, ungefärlig och individuell. Standarden är upprättad enligt federal lag och fungerar som en modell för att upprätta nomenklaturen i organisationer av samma typ. Den ungefärliga nomenklaturen innehåller inte ett strikt normaliserat antal fall. Den innehåller en lista över fall som rekommenderas för att öppnas med deras index. Ovanstående typer av nomenklatur upprättas i statliga och kommunala organisationer och institutioner. Anställda i privata organisationer på grundval av lagstadgade dokument, typer av rapporter, arbetsplaner etc. en individuell ärendelista utvecklas. Det inkluderar hela volymen av företagets bildade fall.
Förfarandet för att sammanställa nomenklaturen
Varje år upprättas på grundval av det gamla en ny fallnomenklatur. Dessutom är alla dokument föremål för översyn. En viktig del av nomenklaturen är fallets hållbarhet. På den grunden särskiljs fall av tillfällig, långvarig och permanent lagring. Längden på tillfälliga lagringsfiler är mindre än tio år, långvarig lagring mer än tio år. När det gäller dokument med en utgången lagringsperiod upprättas en inventering som anger dokumentets serienummer, namn, skapande år, antal ark och annan information i uttryckligen tillhandahållna fall. Efter att inventeringen har upprättats kan dessa dokument förstöras.
Strukturellt representeras nomenklaturen av avsnitt, underavsnitt. Denna uppdelning är dock typisk för statliga organisationer och institutioner. I privata organisationer är denna uppdelning villkorad och framhäver snarare huvudområdena för deras aktiviteter snarare än att återspegla förhållandet mellan makt och underordning.
Nomenklaturstabellen består av fem kolumner: den första innehåller indexet på ärendet, den andra - ärendets namn, den tredje - antalet sidor (anges i slutet av innevarande år), den fjärde - lagringsperioden fastställs genom rättsakter, den femte - anteckningar angående inledandet av ärendet, införande i inventeringen i syfte att förstöras etc.
Fallet med långvarig och permanent lagring som ingår i nomenklaturen bör inte vara mer än tvåhundra femtio sidor. Om antalet byar överskrider normen är det lämpligt att dela upp fallet i två eller fler.
Den sammanställda nomenklaturen för ärenden måste överenskommas med arkivavdelningen och undertecknas av organisationschefen.
