Du behöver snabbt ett dokument, men du kommer inte ihåg var du lägger det? Få ordning på ditt kontorsliv, ordna allt i numrerade mappar - det gör ditt jobb enklare.
Vi ordnar saker i tidningarna
Om det finns få dokument och de relaterar till ett tillämpningsområde måste de placeras på ett ställe, helst i en mapp. Men som regel räcker det inte med en mapp, det borde finnas flera av dem. Till exempel en mapp med ett företags beståndsdokument, för brev, för avtal med leverantörer etc.
Med expansionen av företaget ökar antalet mappar. Du behöver kanske inte en, utan flera hyllor för dem. Och sedan visas anställda som kommer att ha sitt eget dokumentflöde och sina mappar. Det vill säga den första ordningsregeln är distributionen av dokument i temamappar, som borde finnas på en hylla.
Nu producerar branschen horisontella och vertikala brickor. De är väldigt praktiska, tar lite plats, passar bra på bordet och gör det möjligt att ha alla grundläggande och ofta använda dokument till hands utan att behöva köpa nya möbler.
Register
Om det finns många dokument kan du skapa ett specialregister (registreringsjournal) för dem eller flera. Till exempel loggar över inkommande och utgående dokumentation. De innehåller datum för registrering och inkommande (utgående) dokumentnummer, dess korta innehåll och / eller namn och vart dokumentet skickas (till vilken avdelning, till vilken tjänsteman det överlämnades, i vilken mapp det placeras osv.).
För delar av eller alla mappar, om det finns många dokument och många liknande mappar (i betydelsen), kan du behöva ett register över dokument i varje mapp, det vill säga en lista över dem, som är kapslade eller på något sätt bifogade i mitt i mappen. Varje dokument kan tilldelas ett nummer (om det inte fanns tidigare) eller ge ditt eget. Då behöver du inte bläddra igenom alla dokument utan bara titta på deras lista och sedan ta det nödvändiga numret.
Placera dokument i lämpliga mappar, brickor och hyllor, starta dem i tid, så hittar du allt snabbt och enkelt.
Håll arbetsplatsen städad
Arbetsplatsen måste hållas i ordning. Försök att städa bordet dagligen eller minst en gång varannan dag. Du kan lämna de nödvändiga dokumenten på bordet, lägga resten i mappar, på brickor och hyllor, och om du tog dem från någon, returnera dem sedan. Bara om du ger det är det bättre att komma ihåg vem eller till och med skriva ner det.
Och slutligen. En person vars dokument alltid finns på plats, lätt kan hittas och tas in i tid, alltid i god ståndpunkt hos myndigheterna. Vi önskar dig detta av alla hjärtan.
