Trots det stora antalet kommunikationskanaler är e-post det mest pålitliga för affärskontakter. Dess uppenbara nackdel före verbal kontakt är att mottagaren helt enkelt kan ignorera brevet. För att inte skriva i tomrummet är det viktigt att känna till reglerna för korrespondens via e-post.
Temat är huvudet
Effektiviteten av elektronisk affärskorrespondens beror till stor del på rätt ämne. Efter att ha bläddrat igenom listan över skickade meddelanden lämnar mottagaren förmodligen ett brev utan ämne i slutet av arbetsdagen, och prioriterar viktigare titlar.
Ämne i formatet "från Alexander", "för Vitaly" och andra abstrakta rubriker är endast lämpliga om mottagaren väntar på ett brev och i ett nyligen samtal har informerats om den överhängande sändningen av viktig information. För alla andra fall är sådana ämnen olyckliga. De återspeglar inte orsaken till överklagandet, kärnan i brevet och betydelsen.
En väldefinierad mening på 2-4 ord anses vara ett bra ämne. Till exempel: "Utkast till rapport för godkännande", "Kommersiellt erbjudande från LLC" Business-Trade "," Om leverans av skiffer "," Skiffer. Förslag till övervägande ".
Oavsett syftet med överklagandet bör författaren till brevet vara försiktig med att få uppmärksamhet. Så noterar "Brådskande!", "Regissör personligen", "Viktigt!" bör anges i ämnesraden endast i fall där meddelandet verkligen har en extrem grad av betydelse, och inte bara för avsändaren utan också för mottagaren. Om varje brev från samma kontaktperson åtföljs av omotiverade tecken på uppmärksamhet kommer mottagaren att sluta svara på dem och i extrema fall skickar dem till den svarta listan eller omdirigerar till underordnade.
Överklagande
E-postmeddelandet ska börja med ett meddelande. Det är absolut nödvändigt att använda mottagarens fullständiga namn och skriva dem utan fel. En uppmärksam adressat som märkte ett stavfel i sitt namn kommer säkert att förlora förtroendet för författaren till överklagandet och intresset för att fortsätta dialogen.
För att förhindra att detta händer, även med massutskick, bör du inte försumma att korrekturläsa texten i följebrevet innan du skickar det. Fel kan oftast gömma sig i fall som slutar när man adresserar och skriver komplexa efternamn. Oavsett mottagarens status är det mer korrekt att använda med namn och patronym, om de inte är kända är det tillåtet att använda traditionellt neutrala konstruktioner: "God eftermiddag", "Hej". Om författaren och mottagaren av brevet bor i olika tidszoner är följande överklagande tillåtet: "God dag", "God timme".
Uppskatta din egen och andras tid
E-postmeddelandet ska vara kort, tydligt och sakna irriterande eller onödiga detaljer. Denna kvalitet är särskilt viktig i fall där elektronisk korrespondens fungerar som början på affärssamarbete och inte dess fortsättning.
I första stycket i överklagandet måste författaren presentera sig om korrespondensen inte tidigare genomfördes eller avbröts för länge sedan. Den optimala designen för detta är den traditionella frasen:”Du är orolig för Vasily Kuznetsov, anställd inom Business Trade. Jag skulle vilja fortsätta vårt samtal om behandlingen av förslaget om leverans av en kanal”.
Vidare bör själva erbjudandet presenteras så kortfattat som möjligt och som en utökad informationskälla bör ett kommersiellt erbjudande bifogas brevet.
Alla kompletta tankar i en mening bör logiskt delas in i stycken, listor ska anges, fet markering och understrykning bör användas på lämpligt sätt, vilket förbättrar läsarens uppfattning om information och minskar tiden att fördjupa sig i ämnet. Vanligtvis innehåller ett e-postmeddelande sällan mer än 3-5 stycken.
Slutlig konstruktion
Det är rimligt att avsluta e-postmeddelanden med ett företags adjö i stilen: "Med bästa önskningar, …", "Med vänliga hälsningar till dig, …", etc. Men med sådana farvälord som "Alltid din, …" bör du vara så försiktig som möjligt, eftersom informell ton och överdriven konvergens kan vara tvetydig för mottagaren.
Underskriften måste åtföljas av kontaktuppgifter. Det är viktigt att ange telefonnummer, fax, den officiella webbplatsen för organisationen som representeras, samt en reserv-e-postadress, eftersom mottagaren ser kontaktadressen i själva brevet.
Tankar som uppstår under förberedelsen av ett dokument bör inte formaliseras i ett efterskrift. Som du vet är ett sådant uttryck för försenade idéer för skrivning endast lämpligt i personlig korrespondens. Och med elektronisk typning kan du när som helst ändra textinnehållet i överklagandet. Använd i en bokstav P. S. kan uppfattas negativt av mottagaren, som inte utan anledning kan tro att adressaten tog sig tid att harmoniskt inkludera ytterligare information i brevet och bestämde sig för att begränsa sig till ett snabbt efterskrift.
