Ofta när du läser tidningar och tidskrifter kan du hitta intressanta artiklar med ljusa rubriker som informerar läsarna om olika händelser. De kallas pressmeddelanden och har sina egna särdrag.
Pressmeddelande är den vanligaste formen av PR-informationsspridning. PR-specialister använder den för att publicera viktig och relevant information om en organisation och händelser relaterade till den.
Pressmeddelanden är av flera slag. Pressmeddelandet innehåller information om ett evenemang som kommer att äga rum inom en snar framtid. Skickas ut i tid, det kommer att säkerställa närvaron av pressen vid evenemanget. Ett pressmeddelande informerar om en händelse som redan har ägt rum. Korta kommentarer från intresserade eller involverade personer läggs till här. Slutligen varnar ett informativt pressmeddelande om en pågående och oavslutad händelse. Den innehåller en redogörelse för det aktuella läget på platsen eller en ny vändning i dem, vilket antyder att allmänheten redan är medveten om de viktigaste nyheterna.
Texten handlar vanligtvis om en tryckt sida och följer en logisk kedja: Vem? Vad? När? Var? Varför? På vilket sätt? Den första meningen i materialet ska svara på de fyra första frågorna. Det rekommenderas inte att börja med frågan "När?" Förtydliganden och tillägg till dessa svar ges i följande meningar. Andra stycket kan innehålla information för att svara på frågorna "Varför?" och "Hur?", vilket indikerar en koppling till tidigare eller framtida händelser. En viktig del av pressmeddelandet är rubriken, som journalisten sammanställer enligt textens ämne. Rubriken ska vara tillräckligt ljus för att intressera alla som läser den. De flesta stora organisationer har speciella former av pressmeddelande.
Den tekniska sidan av texten är lika viktig som dess innehåll. Företagets logotyp måste finnas högst upp på sidan. Nedan är organisationens kontaktinformation och adress. Det rekommenderas inte att använda ett teckensnitt som är större än 14 och mindre än 12 punkter.
