I ett hektiskt arbetsschema kan det vara svårt att skära ut tid inte bara för lunch utan också för en fem minuters paus. Att arbeta i ett nödläge leder inte bara till fysisk trötthet. Psykologiskt obehag byggs upp, vilket kan orsaka depression. Det är därför det är nödvändigt att kompetent organisera arbetsdagen för att klara att utföra uppgifter utan hyperansträngningar.
Time Management Matrix - Hur man bygger det
Det mest populära sättet att optimera arbetstiden är Eisenhower Matrix. Detta är det första som lärs ut att kompensera i träning med tidshantering. I en enkel fyrcellstabell skrivs uppgifterna uppdelade efter prioritet. I det övre vänstra torget - brådskande och viktigt. Detta inkluderar lösningen av akuta krisarbeten, brådskande uppgifter, projekt vars tidsfrister närmar sig. Längst upp till höger - viktiga men inte så brådskande frågor. Detta planerar nya projekt, utvärderar effektiviteten hos slutförda, aktuella vardagliga uppgifter, identifierar nya verksamhetsområden. Den nedre vänstra cellen - uppgifter som är mindre viktiga men brådskande. Detta inkluderar telefonsamtal, vissa möten, övervägande av brådskande material, sociala aktiviteter. Och den sista, nedre högra cellen - frågor som inte är viktiga och inte brådskande. Detta är rutinarbete, vissa samtal, underhållning.
Den mest effektiva arbetsdagen anses vara den där det övre högra torget fylls maximalt - med saker som är viktiga men inte brådskande. Det betyder att det finns tid att slutföra alla tilldelade uppgifter, allt går enligt plan, ingen nödsituation förutses. Om det övre vänstra torget är fullt betyder det att många uppgifter har skjutits upp "för senare", och nu måste du rensa upp den ackumulerade massan av brådskande och mycket viktiga frågor. Samtidigt ackumuleras saker som är viktiga men inte brådskande, vilket också måste göras, men det finns ingen tid för detta. Och efter avslutad nödsituation bildas nästa på grund av det faktum att de tidigare inte brådskande fallen för länge sedan har närmat sig tidsfristerna för deras genomförande.
För att förhindra en sådan utveckling av händelser är det nödvändigt att sammanställa Eisenhower-matrisen regelbundet och inte bara på en arbetsdag. De mest effektiva cheferna gör detta flera gånger. I slutet av månaden - nästa, fördela huvuduppgifterna till cellerna. I slutet av veckan - nästa, sprida det aktuella arbetet på rutorna och göra justeringar. Och före arbetsdagens slut - nästa, utarbeta en plan för primära frågor. En sådan ansvarsfördelning tar fem till tio minuter och gör att du inte kan tänka på vilka saker du ska göra först och vilka - senare.
Konstant crunch - vad ska man göra?
Om saker staplas upp och ackumuleras, och åtta timmar av arbetaren inte räcker för att utföra alla uppgifter, är det värt att överväga att delegera auktoritet. Kanske har för många uppgifter ställts in som inte kan hanteras av en anställd. Denna situation är värt att klargöra för ledningen. För att göra detta måste du skapa en att göra-lista med underobjekt - vad du måste göra för att slutföra uppgiften. Bättre än, schemalägg den tillbringade tiden. Detta kommer tydligt att visa chefen att det är orealistiskt att klara hela volymen för en person. I det här fallet kan en del av uppgifterna tas bort från chefen och överföras till en annan anställd.
