Företagskorrespondens är en integrerad del av många produktionsprocesser. En betydande plats i den är upptagen av svar på officiella överklaganden från olika organisationer, inklusive kontrollerande. För sådana brev krävs en officiell affärsstil, det är helt acceptabelt, dessutom är byråkratiska vändningar att föredra. Det finns ingen plats för känslor i dem, även om påståendena om att överklagandet du fick är olämpliga.
Nödvändig
- - en dator;
- - Internetanslutning eller skrivare;
- - företagets brevpapper;
- - post, kurir eller personligt besök på adressatens kontor (inte i alla fall);
- - texten i brevet som du svarar på.
Instruktioner
Steg 1
Använd brevpapper för att skriva ditt svar. Glöm inte att tilldela ett utgående nummer till brevet, registrera det hos sekreteraren eller på kontoret och ange datumet.
Steg 2
Adressera svaret till den person vars underskrift står under brevet. Vanligtvis representerar det titeln och efternamnet med initialer. Försök ta reda på hans namn och patronym. Gör detta med hjälp av Internet eller ett telefonsamtal direkt till den organisation som brevet kom från. Vanligtvis längst ner i den officiella bokstaven anges artistens efternamn och hans telefonnummer. Denna information kommer att vara användbar för ytterligare interaktion, om behov uppstår. Svaret bör dock riktas till namnet på den person vars underskrift är under överklagandet som kom till dig. Hans initialer räcker i "rubriken" på svaret. Men brevet måste börja med en adress med namn och patronym: "Kära Ivan Ivanovich!"
Steg 3
Ange utdata för brevet i början av ditt svar. Vanligtvis innehåller officiella överklaganden ett utgående nummer, datumet är obligatoriskt. Den allmänt vedertagna formuleringen av den första frasen: "Som svar på ditt brev (överklagande, informationsförfrågan, anspråk, klagomål - beroende på situationen) Nej. Så och så från ett sådant nummer anser vi det nödvändigt (alternativ - vi kan) rapportera följande."
Steg 4
Svara sedan på frågorna i brevet i samma ordning som de anges i den.
Steg 5
Om, enligt din åsikt, några påståenden eller anspråk som görs mot dig personligen eller din organisation av författaren till brevet är olagliga, anger du att de inte kan uppfyllas och förklara orsaken, med hänvisning till bestämmelserna i gällande lagstiftning, som enligt din åsikt, motsäga.
Steg 6
Använd frasen "Hälsningar" i slutet av ditt svar. Du måste göra detta, även om du tycker att adressaten inte är värdig respekt. Det finns dock inget behov av att visa denna åsikt. Glöm inte att inkludera din titel, efternamn och initialer också. Om du skickar in ett papperssvar, vänligen lägg din signatur under den.
