Under datateknikens tid kommunicerar partner alltmer på distans och föredrar att inte slösa tid på personliga möten och förhandlingar. Därför är det inte förvånande att arbetskorrespondens är av liten betydelse i en modern chefs liv. Att hålla det rätt är varje kontorsarbetares uppgift.
Instruktioner
Steg 1
Om du på jobbet måste kommunicera med kunder eller leverantörer måste du naturligtvis ofta skriva formella brev. Det här är inte så enkelt som det verkar vid första anblicken: affärskorrespondens är fylld med många fallgropar, som måste kringgås för att behålla ditt rykte som en kompetent partner. Om det inte är möjligt att gå en kurs i affärskorrespondens, följ reglerna nedan.
Steg 2
Det officiella brevet måste registreras. Gör detta innan du börjar kompilera och placera numret i det utrymme som föreskrivs för det (vanligtvis i det övre vänstra hörnet, under företagets logotyp, om det finns en). Ange adressaten i det övre högra hörnet. Börja med titeln och lägg sedan in efternamnet (eller efternamn om bokstaven är avsedd för mer än en person). Positionerna bör listas i en hierarkisk ordning, dvs. först kommer till exempel direktören, sedan hans suppleant, sedan cheferna för tjänster och avdelningar.
Under namnen på adressaterna anger du avsändarens titel och namn. Glöm inte: prepositionen "från" används inte i detta fall; detta är ett av de vanligaste misstagen! Ange därefter ämnet för brevet och datumet då det sammanställdes. Ämnet för brevet bör göra det tydligt vad detta dokument kommer att tala om; ange det tydligt och tydligt.
Steg 3
Brevtexten börjar med ett överklagande. Om den riktar sig till en person, använd sedan förnamn och patronym eller alternativt efternamn: "Kära herr Ivanov." Tillåt under inga omständigheter förtrogenhet i brevet, även om du personligen är bekant med adressaten och har ett förhållande "på kort ben" med honom. Kom ihåg att detta är ett officiellt dokument, det måste arkiveras i arkivet och kan användas i arbete även flera år senare.
Texten i själva brevet måste vara tydlig och förståelig. Sprid inte "tankar längs trädet", fyll inte brevet med onödiga detaljer, citer inte välkända fakta. Ingenting är mer irriterande än slöseri med tid att läsa ett dokument, vars hela betydelse kan läggas i fyra meningar, men du måste läsa fyra ark. Formulera dina förslag kort och förståeligt, om du behöver förklaringar, lägg dem i form av en bilaga och bifoga till brevet.
