Ett brev till kunden skrivs om det är omöjligt att fullgöra sina skyldigheter gentemot honom av din organisation, om han inte har överfört pengar för de levererade varorna och om det finns ett behov av att informera honom om det nya sortimentet.
Instruktioner
Steg 1
Börja ditt brev genom att fråga någon som representerar kundens organisation. I denna del av brevet är sådana artiga uttryck som "Kära Ivan Andreevich", "Mister Remizov" lämpliga. Om kundföretaget inte har någon specifik person med vilken relationer har upprättats, kontakta "Kära herrar".
Steg 2
Presentera dig med namnet på din organisation. Använd standardfraser, till exempel "MontazhSpetsStroy LLC vill uttrycka vår respekt för dig och önskar din organisation välstånd." Detta gör att du kan orientera din kund, läsa huvudtexten, han kommer inte att pussla över vem som är adressaten till brevet.
Steg 3
Formulera orsaken till brevet. Formen för skrivning och innehållet i meddelandet beror på detta. Den vanligaste anledningen till att skriva brev till en kund är bristande betalning för levererade varor eller tillhandahållna tjänster. I detta fall, hänvisa till den relevanta klausulen i avtalet, ange att kunden är ansvarig för att betala fakturan inom en viss tidsram. Om detta inte är ditt första brev om detta ämne, vädja till kundens ansvar för underlåtenhet att uppfylla de skyldigheter som föreskrivs i avsnitt X i leveransavtalet. Observera att om du inte betalar räkningar måste du gå till domstol.
Steg 4
Be kunden om ursäkt om anledningen till att skriva brevet var oförmågan att leverera varorna till honom inom de villkor som anges i kontraktet. Försök inte förklara orsakerna till att du saknar leveranstiden, kunden är inte intresserad av det, det är bättre att informera honom om hur länge din organisation kommer att kunna fullgöra sina skyldigheter enligt avtalet. I slutet av brevet använder du fraserna "Tack för din förståelse", "Vi hoppas på ytterligare samarbete."
Steg 5
Informera kunden om den nya produktlinjen som ditt företag erbjuder, om din partner inte känner till det ändrade sortimentet. I ett sådant brev är det önskvärt att ange vilka rabatter kunden får när de upprättar nya leveranskontrakt som en vanlig kund.
Steg 6
Prenumerera i slutet av brevet. Lämna dina kontaktuppgifter så att kunden vet hur man kontaktar din organisation. Önska all lycka till organisationen och den person som representerar den.
