Förr eller senare står varje anställd inför frågan: hur man korrekt utarbetar en rapport om sitt arbete. Varje rapport är ett viktigt verktyg för medarbetaren och chefen, med hjälp av denna formaliserade typ av kommunikation får chefen den information han behöver, som han behöver för att analysera och utvärdera medarbetarens aktiviteter.
Instruktioner
Steg 1
Först och främst är det nödvändigt att avgöra vilken typ av rapport som behöver göras: engångsarbete eller arbete. Engångsrapporter upprättas vanligtvis baserat på resultaten av specifika aktiviteter, och arbetstagare låter dig regelbundet analysera det arbete som utförs av medarbetaren (volym och resultat).
Periodiska rapporter kan vara: dagligen (kan användas för att övervaka viktiga kortsiktiga projekt eller under en anställds provanställningstid), veckovis (vanligast), månadsvis, kvartalsvis och färdig (denna typ av rapport innehåller en stor mängd analytisk information och tillhandahålls vanligtvis till ledande befattningshavare).
Steg 2
Så hur skriver du en jobbrapport korrekt?
Först måste du bestämma tidpunkten för rapporten och planera i ditt arbetsschema tiden för dess förberedelse. Det kan vara lite tid varje dag, eller en viss tid för att sammanställa hela rapporten på en gång. Det viktigaste är att inte skjuta upp till deadline.
Steg 3
Först och främst besluta om de slutliga målen för ditt arbete. Innehållet i rapporten ska vara informativt, tydligt och helst kortfattat. Glöm inte "regeln om sju", som säger att vårt medvetande effektivt kan assimilera 7 element samtidigt (+/- 2). Följaktligen är det önskvärt att belysa exakt detta antal punkter eller avsnitt i rapporten.
Steg 4
Det är viktigt att kunna fokusera på resultaten av dina aktiviteter, beskriva vilka uppgifter som slutförts, och inte bara lista de utförda åtgärderna under en viss period.
Steg 5
För mer tydlighet, ge ditt svar tabeller, bilder, diagram.
Steg 6
Situationen förenklas om ditt företag redan har utvecklat rapportformulär (formulär, tabeller som måste fyllas i genom att kommentera)
Steg 7
Det är inte bara vad du skrev i rapporten som betyder något, utan också hur du skickade den. Här bör du komma ihåg den gyllene regeln: dagliga rapporter skickas i slutet av arbetsdagen och inte nästa morgon. Veckovis - fredag kväll, inte måndag morgon.
Steg 8
Ett annat tips: innan du skickar rapporten, läs den igen, försök att göra den genom din lednings ögon. Vilka frågor har du? Kanske är det nödvändigt att lägga till något eller tvärtom förenkla informationen så mycket som möjligt.
