I alla organisationer, även en liten, utfärdas och lagras många olika order och order. Om alla är registrerade och arkiverade i en sak, kommer det förr eller senare att leda till förvirring. Och företrädarna för inspektionsorganen kommer sannolikt inte att godkänna sådan registrering.
Instruktioner
Steg 1
För att korrekt dela upp de beställningar som utfärdats på företaget måste du vägledas av följande dokument:
- godkänd av Rosarkhiv "Listan över typiska hanteringsdokument som genererats i organisationens aktiviteter, som anger lagringstiden";
- instruktioner för kontorsarbete (utvecklat av det styrande organet).
Baserat på dessa dokument bör en nomenklatur för ärenden utvecklas för varje företag. Baserat på den delas order, instruktioner och andra dokument.
Beroende på företagets storlek och dess struktur kan den utvecklade nomenklaturen för fall delas in i avdelningar med en angivelse av bokstavskoden, eller så kan den vara allmän.
I vilket fall som helst är alla order på företaget villkorligt delade i order för huvud- och ekonomisk verksamhet och order för personal.
Steg 2
Order för de viktigaste och ekonomiska aktiviteterna hålls som regel av sekreteraren (om inte annat anges i en separat order). Han är också ansvarig för att registrera, lagra och arkivera dessa beställningar.
Dokument skiljer sig åt när det gäller lagringstid. Beställningar för företagets huvudaktivitet (för organisationsstrukturen, för godkännande av bemanningstabellen, för att göra ändringar i det etc.) har lagringslinjer - ständigt. I slutet av kalenderåret överlämnas de till företagets arkiv.
Order om ekonomiska och operativa frågor lagras i fem år. De numreras i följd utan ett brev. Om volymen order som utfärdas vid företaget är stor delas de upp under volymer under året. Efter utgången av lagringsperioden förstörs de med registreringen av motsvarande handling.
Steg 3
Order för personal upprättas och lagras i företagets personalavdelning. De skiljer sig också åt i hållbarhet.
Ett separat ärende är order för antagning, uppsägning och överföring med en lagringsperiod på 75 år. Här lagras också order om att ändra efternamn, långvarig affärsresa, långvarig tillfällig överföring av anställda etc. Dessa dokument registreras i tidskriften, har löpande numrering och bokstäver (oftast "ls", "k"). I slutet av året sys sådana beställningar i en mapp tillsammans med registreringsloggen och överlämnas till arkivet.
Steg 4
Beställningar för semestrar (ordinarie, utan lön etc.), korta affärsresor och överföringar ritas i en separat fil, de lagras i 5 år. En bokstav läggs till i ordernumreringen (till exempel "o" eller avdelningskod).
Beställningar för insamling har samma lagringsperiod. Det rekommenderas dock att lagra dem separat, som de åtföljs av analysmaterial (förklarande anmärkningar, protokoll, anmälningar och beslut från fackföreningskommittén, etc.).
När lagringsperioden löper ut förstörs dessa beställningar.
Steg 5
Det rekommenderas också att hålla kampanjbeställningarna separat (lagringsperiod - 75 år). I ett separat fall lämnas order om befordran för både eget företag och deras överordnade. Ärendet arkiveras i arkivet när det bildas.
