De flesta organisationer har lagrat dokument i årtionden. För att förhindra att dina värdepapper går vilse eller skrynklas, arkivera dem i plast- eller hårddiskmappar. Innan du gör detta, se till att tilldela sitt eget nummer till varje kontrakt. Detta gör det lättare att hitta det när det behövs.
Instruktioner
Steg 1
För att enkelt hitta rätt kontrakt, gör en bokföringsbok. Ta en tjock fyrkantig anteckningsbok. Nummer det första arket. Ge säkerheten ett nummer och skriv ner det i den här tidskriften. Siffran kan bara bestå av siffror, till exempel 345. Eller ha bokstäver - 123-ID. Utöver det anger du datumet då kontraktet ingicks. Linjen i tidskriften ska se ut så här: 1. Kontrakt nr 345-Id daterat 23.3.2011. I noterna anger du transaktionens väsen, om det krävs av företagets dokumentation.
Steg 2
När det finns mer än en juridisk enhet i organisationen, förbered din egen kontraktsdagbok för varje. Använd konventionella symboler för beteckning. Skriv till exempel ner dokumenten från LLC "Three Bears" som 456-TM. Och markera kontrakten från OJSC "Wolf and Little Red Riding Hood" 876-VKSH. Siffrorna ska anges i anteckningsböckerna i ordning så att det inte blir någon förvirring.
Steg 3
Även om varje division i företaget är engagerad i utförande och godkännande av handlingar, bör det finnas en bok om redovisning av kontrakt. Annars kommer antalet dokument att upprepas, vilket leder till splittring i företagets verksamhet. Be sekreteraren eller kontorschefen att föra denna dagbok. Ge inte anställda en försegling eller underteckna med VD förrän ett identifikationsnummer har tilldelats den.
