Under sin verksamhet skickar många företag sina anställda på affärsresor. Det verkar som om ingenting komplicerat - bara den anställde gick på en uppgift och återvände från den. Men även en sådan enkel händelse kräver en ganska omfattande dokumentationsprocess.
Nödvändig
- - reseintyg
- - serviceuppdrag
- - affärsresebeställning
- - förhandsrapport
- - rapportera om utfört arbete
Instruktioner
Steg 1
Slutför ett jobbuppdrag för den anställde som beskriver syftet och tidpunkten för den anställdes resa. Vanligtvis utarbetas en sådan uppgift av chefen för den strukturella enheten där den anställde som går på affärsresa arbetar. Underteckna sedan detta jobbuppdrag med företagsledaren, eftersom det är han som fattar det efterföljande beslutet om lämpligheten för denna affärsresa.
Steg 2
Förbered en researrangör för anställda. En sådan order utfärdas vanligtvis av chefen för företaget på grundval av ett jobbuppdrag som lämnats av chefen för den strukturella enheten. Bekanta dig med den anställde som ska på affärsresa med denna order mot underskrift.
Steg 3
Utfärda ett affärsresecertifikat för den anställde, baserat på affärsresebeställningen. Detta intyg anger den anställdes ankomsttid till destinationen och tiden för avresa därifrån. Enligt dessa märken beräknas hans faktiska tid på en affärsresa efter den anställdes återkomst och resebidraget beräknas.
Steg 4
Ge den anställde ett förskott för resekostnader. Sådana kostnader inkluderar betalning av dagpenning, resor, hyra av boende osv. Dagliga kostnader betalas till arbetstagaren för varje dag på en affärsresa, samt för alla de dagar han tillbringar på resan. Om en anställd skickas på en affärsresa inom landet betalas ett sådant förskott i den nationella valutan, och om utomlands, i valutan i det land till vilket han reser.
Steg 5
Upprätta en rapport om det utförda arbetet, baserat på resultaten av den anställdes återkomst från en affärsresa. Denna rapport visar mängden arbete som arbetstagaren utfört under resan och visar också de faktiska kostnaderna för resan, inklusive dagpenning. Originaldokumenten bifogas en sådan rapport, såsom: biljetter till resor, kvitton för betalning av hotellet etc. Jämfört med beloppen som ges till anställd i form av ett förskott beräknas sedan kostnaderna: överskottsmedel dras tillbaka eller överutgifter återbetalas. Arbetstagaren måste bekanta sig med uppgifterna i rapporten om det arbete som utförs mot underskrift.
