Oavsett vilken typ av verksamhet organisationen bedriver, under sin livstid skapar den betydande volymer dokumentation som måste bevaras. Ju större företag och desto bredare omfattning av dess verksamhet, desto större volym ackumulerade dokument. Naturligtvis uppstår förr eller senare frågan om sortering och förstörelse av irrelevant dokumentation. Det återstår att avgöra vad som kan förstöras och vad som fortfarande behöver bevaras.
Instruktioner
Steg 1
För att systematisera dokumentationen är det nödvändigt att bestämma lagringsperioden för varje dokument som tas emot för lagring, varefter dokumentet kan förstöras utan risk för organisationen.
Använd den godkända listan över dokument för vilka lagringsperioden fastställs av Rosarchiv. Huvuddokumentet som bör vägledas vid systematisering av denna typ av dokumentation är "Listan över typiska hanteringsdokument som genereras i organisationens aktiviteter, vilket anger lagringstiden" (godkänd av Rosarchiv den 06.10.2000)
Steg 2
Studera också de avdelningschecklistor som du kommer att behöva tillgripa om din organisation faller under avdelningskvalifikationer (till exempel finns det checklistor för militära avdelningar, bankavdelningar etc.). För de vanligaste typerna av organisationer har också dokumentlistor upprättats (till exempel för aktiebolag).
Steg 3
Ett antal dokument lagras i enlighet med deras specifikationer, till exempel, skattedokumentation måste bevaras under en period av minst 4 år och finansiella rapporter - minst 5 år.
Steg 4
Användningen av listor är det enklaste sättet att organisera dokument, eftersom det finns en tydlig lagringsperiod för varje typ av dokumentation. Men inte alla dokument kan kategoriseras i listor. För vissa dokument bör lagringsperioden fastställas av organisationen själv.
För detta ändamål skapar organisationen genom en lämplig order en expertkommission som regelbundet granskar dokumentens värde, bestämmer lagringsperioder och förstör dokument för vilka lagringsperioden har löpt ut eller inte krävs. Det är viktigt att kommissionen inkluderar personer som kan beräkna dokumentets relevans och de sannolika riskerna med förlusten.
