Varje företag slutar kontrakt (arbete, leverans, inköp av varor). Som regel lagras de i arkiv. För att underlätta användningen av dessa dokument, samt för att eliminera orsaken till deras förlust, registreras de. En särskild tidskrift skapas, där detaljerna i kontrakt, ytterligare avtal till dem registreras och kronologin för deras rörelse också fastställs.
Det är nödvändigt
- - tidskrift för redovisning av kontrakt i pappersform;
- - mjukvaruprodukt för redovisning av kontrakt;
- - företagsdokument.
Instruktioner
Steg 1
Det finns inget enhetligt formulär för dokumentet om redovisning av kontrakt. Men du kan utveckla det själv eller köpa en speciell programvaruprodukt som är utformad för att lagra information om kontrakt. Men det första alternativet är gratis, stanna där om du inte behöver extra kostnader.
Steg 2
Skriv namnet på dokumentet på rubriksidan i kontraktsredovisningen. Ange ditt företagsnamn. Om företaget är tillräckligt stort är det lämpligt att ha ett separat magasin för varje strukturell enhet. Skriv i så fall avdelningens namn. Ange datum då dokumentet arkiverades, personuppgifter, positionen för den person som ansvarar för att föra journal. Detta är som regel en personalansvarig som upprättar kontrakt med personal, en anställd på den juridiska avdelningen som är engagerad i att hålla kontrakt med motparter.
Steg 3
Skriv namnet på dokumentet på rubriksidan i kontraktsredovisningen. Ange ditt företagsnamn. Om företaget är tillräckligt stort är det lämpligt att ha ett separat magasin för varje strukturell enhet. Skriv i så fall avdelningens namn. Ange datum då dokumentet arkiverades, personuppgifter, positionen för den person som ansvarar för att föra journal. Detta är som regel en personalansvarig som upprättar kontrakt med personalen, en anställd på den juridiska avdelningen som arbetar med att hålla kontrakt med motparter.
Steg 4
Gör åtta diagram med hjälp av ett kalkylark. Skriv ut på papper. I tidskriftens första kolumn anger du kontraktets serienummer, i den andra - numret på det dokument som tilldelats det vid avslutandet. I den tredje och fjärde kolumnen i avtalsredovisningen skriver du startdatum, utgångsdatum för dokumentet. Ange ämnet för kontraktet i den femte kolumnen. Till exempel för leverans av komponenter.
Steg 5
I den sjätte kolumnen anger du namnet på motparten (leverantör, köpare), anställd (när hänsyn tas till anställningsavtal med personal). I den sjunde kolumnen i tidskriften, skriv i vilken mapp kontraktet finns (som regel tilldelas mappar ett nummer i arkiven), ange mappens plats. I den åttonde kolumnen, anbringa signaturen för den person som är ansvarig för lagring av dokument (ange hans efternamn, initialer). När du byter en anställd ska du utarbeta en handling för att överföra kontrakt, en journal för deras redovisning.
Steg 6
Om du tycker att det är obekvämt att hålla koll på kontrakt manuellt, beställa utveckling av en mjukvaruprodukt eller köpa ett färdigt program. Det kan kosta lite pengar, men i elektronisk form har en sådan tidning vissa fördelar. När du till exempel registrerar ett kontrakt kan du ange sökvägen till ett dokument på en dator.
