Redovisning av uppgörelser med fordringsägare och gäldenärer är ett av de viktigaste områdena i alla organisationers redovisningstjänst. Avstämningen mellan ömsesidiga avvecklingar är ett primärt redovisningsdokument som används av motparter för att kontrollera uppfyllandet av ömsesidiga förpliktelser. Det sammanställs i form av ett register som innehåller alla transaktioner för transport av varor, tillhandahållande av arbete och tjänster och deras betalning under en viss tidsperiod.
Handlingsformen är inte fastställd på lagstiftningsnivå, därför har varje företag, med förbehåll för alla krav för upprättande av primära dokument, rätt att utveckla sin egen version av lagen. Ett dokument som upprättats av en av parterna i avtalet i två exemplar och undertecknats av en auktoriserad person skickas till motparten, som i fall av överenskommelse med riktigheten i ömsesidiga förlikningar bekräftar det med en underskrift och skickar en kopia tillbaka.
Om det finns avvikelser har motparten rätt att underteckna en handling, vilket anger felaktigheter i redovisningen, eller bifoga sitt eget register över avräkningar till dokumentet. Vägran att underteckna lagen innebär att gäldenären inte erkänner att det finns skyldigheter gentemot motparten.
Det rekommenderas starkt att lämna avstämningsrapporten i fall där parterna samarbetar fortlöpande och planerar att förnya befintliga avtal i framtiden och sluta ytterligare avtal till dem. Detta dokument krävs också i situationer där kostnaden för en produkt, arbete eller tjänst är hög och säljaren tillhandahåller en uppskjuten betalning.
Om parterna i avtalet har ömsesidiga skyldigheter gentemot varandra kan de, efter att ha utarbetat en försoningshandling för att bekräfta dem, kompensera dem. Dessutom kommer förekomsten av ett register över ömsesidiga skyldigheter att spara tid på att söka efter primära dokument om det finns ett behov av att klargöra förlikningar mellan motparter. Avstämningsuttalanden som undertecknats av parterna är också en bekräftelse på saldot på kundfordringar och betalningar vid rapportperiodens slut och början av följande period vid upprättande av finansiella rapporter.
Trots att avstämningsrapporten inte kan användas i domstol som bevis för en transaktion och förekomsten av en skuld enligt den, kan den användas för att förlänga preskriptionstiden och öka chanserna att få fordringar. Efter att ha haft en undertecknad avstämningshandling, vilket faktiskt innebär att motparten redovisar sin skuld, ökar borgenären den period under vilken han kan stämma gäldenären för betalning av medel. I det här fallet är det mycket viktigt att kontrollera om myndigheten för den person vars underskrift finns på dokumentet är giltig.
