Reglerna för affärsetikett kräver att man inte lämnar obesvarade brev från kollegor och partners. En särskild roll i officiell korrespondens tillhör bekräftelsebrevet. Detta dokument fixar preliminära avtal, fakta om att ta emot och överföra all information, önskan att delta i ett visst evenemang etc. Det finns väletablerade nyckelfraser för varje typ av bekräftelsebrev.
Instruktioner
Steg 1
Förbered ett A4-formulär för att skriva ett bekräftelsebrev. Se till att placera information om din organisation i det övre vänstra hörnet: fullständigt namn, laglig adress med postnummer, kontaktnummer, OGRN (primärt tillståndsregistreringsnummer) och annan information. I det övre högra hörnet anger du adressatens data: mottagarorganisationens namn, position, efternamn och initialer på den person som bekräftelsebrevet skickas till, fullständig postadress.
Steg 2
Formulera titeln på din e-post. Detta gör det lättare för mottagaren att identifiera det och göra det lättare att organisera i organisationens arkiv. Titeln bör vara kort och informativ, till exempel:”Vid mottagande av leveransavtal från LLC“NNN”eller“Vid bekräftelse på närvaro vid seminariet 02.02.2002”. Skriv rubriken till vänster under detaljerna i din organisation.
Steg 3
Avvik 2-3 rader från rubriken och skriv ett meddelande till mottagaren. Använd standardformen för officiell adress till affärspartners: "Kära Ivan Ivanovich!" eller "Kära herr Ivanov!"
Steg 4
I huvuddelen av bekräftelsebrevet, beskriv kortfattat det faktum att din organisation fick alla dokument, varor, tjänster från mottagaren. Formuleringen ska vara lakonisk och inte överstiga 1-2 meningar: "AAA LLC bekräftar mottagandet av 2 (två) kopior av leveransavtalet daterat 12.02.2011 nr 34".
Steg 5
Om brevet bekräftar de tidigare uppnådda överenskommelserna måste du kort beskriva deras väsen. Exempelvis ägde en konversation rum mellan företagens generaldirektörer, där de uttryckte sin avsikt att samarbeta med ömsesidigt fördel, som uppnåddes under förhandlingarna den 29 januari 2010. Vänligen skicka de handlingar som krävs för att ingå ett avtal."
Steg 6
Avsluta bekräftelsebrevet med en fras som uttrycker tacksamhet och hopp om ett långsiktigt samarbete. Om det behövs kan du också begära ytterligare information eller dokument i slutet av brevet: "Vi bekräftar vårt deltagande i seminariet om miljöproblem den 23 maj 2008. Skicka deltagarens frågeformulär till vår adress."
Steg 7
Skriv ut brevet i duplikat och underteckna med organisationens chef. Du skickar en kopia till adressaten per post, den andra - lägg i ditt eget arkiv för lagring.
