Vissa organisationer använder affärsbrev i sitt arbete. En av dem är ett bekräftelsebrev. Den skickas för att bekräfta mottagandet av material, information och andra dokument. Den är upprättad skriftligt och i vilken form som helst. Vad är förfarandet för att sammanställa detta brev?
Instruktioner
Steg 1
Gör bekräftelsebrevet på organisationens brevhuvud, det är naturligtvis inte nödvändigt, men det blir bättre. I det övre högra hörnet, ange detaljerna för din organisation, skriv nedan till vem detta dokument riktar sig, till exempel generaldirektör för Vostok LLC Ivanov Ivanovich.
Steg 2
Många organisationer spelar in inkommande / utgående meddelanden i loggar, så det är lämpligt att lägga ner korrespondensens serienummer och sammanställningsdatum. Lämna också en tom rad för samma adressuppgifter.
Steg 3
Därefter, i mitten, ange titeln, det vill säga ämnet för brevet, till exempel om en ökning av priserna på tjänster. Därefter skriver du namnet eller positionen på den person du söker till, till exempel Dear Mr. Ivanov. Kom ihåg att inga förkortningar är tillåtna.
Steg 4
Skriv sedan syftet med brevet, till exempel "Vi informerar dig om att vi har läst din prislista och är redo att samarbeta i framtiden."
Steg 5
Följande är huvuddelen av brevet, men det krävs inte. Här kan du ange villkoren, till exempel när du samtycker till samarbete och annan information.
Steg 6
Därefter kommer den sista delen av bekräftelsebrevet, vars innehåll beror på graden av din bekantskap med adressaten. Dessa kan vara fraser: "Med vänliga hälsningar …", "Med vänliga hälsningar …" eller "Med bästa önskningar… ".
Steg 7
Bilagor kan dras till bekräftelsebrevet, till exempel diagram, eventuella beräkningar. Detta görs för att inte förstöra brevet med onödig information och så att det är lätt att läsa. I texten behöver du bara hänvisa till dessa källor.
Steg 8
I slutet av brevet måste chefen ange organisationens signatur och försegling. Skicka ditt företagsbrev via post eller lämna det personligen. Vissa använder e-post för detta, vilket sparar tid avsevärt.
