I stora organisationer får de flesta besökare den information de behöver från sekretariatet. Vilket intryck av kommunikation kommer assistentchefen att lämna? Kommer kunden att ringa igen? Får den intresserade personen omfattande svar på sina frågor? För att vara säker på sekreterarens positiva egenskaper måste du ansvara för det första mötet och kompetent organisera och genomföra en intervju.
Instruktioner
Steg 1
Sekreteraren är företagets ansikte. Först och främst utvärdera sökandens utseende. När allt kommer omkring är det inte för ingenting som de säger att de hälsas av sina kläder, men de ledsages av sina sinnen. Hur snyggt och välkomnande en sekreterare ser ut kan gå långt för att få det kontrakt du behöver eller förhandla om kommande förhandlingar. Om du har din egen "bild", försök att lyssna på din intuition. Om du godkänner i ställningen för en person som orsakar dig interna motsättningar kommer det förmodligen att vara svårt att arbeta med honom, för sekreteraren är inte bara företagets ansikte utan också chefens högra hand. Men godkänn inte omedelbart någon som kommer att behaga dig med ett ljust, vackert utseende. En vacker bild kan snabbt bli tråkig och tidningarna förblir omonterade.
Steg 2
Under samtalet, lyssna noga: sekreteraren kommer att kommunicera med kunderna, föra telefonsamtal och skriva brev. Hans tal borde vara kompetent, sluten konsekventa och tonen välvillig. Var särskilt uppmärksam på närvaron av så kallade parasitiska ord i tal. Om sökandens monolog är fylld med onödig "så det betyder", "så att säga," "öh," "ja," kommer du troligtvis inte att uppnå frånvaron av dessa uttryck i en affärsmiljö. Användningen av jargong och slang anses vara oacceptabelt, såvida du inte själv tillåter att konversationen går en informell kurs.
Steg 3
Be sekreteraren skriva in diktat. Så du kontrollerar tre viktiga egenskaper samtidigt: utskriftshastighet, skrivkunnighet och personlig datorkunskap. Gör medvetet stilistiska misstag och observera sökandens reaktion. Om han artigt rekommenderar det mest lämpliga sättet att konstruera en fras, markera detta för dig själv med ett "plus".
Steg 4
Studera sekreterarens CV noggrant. Var uppmärksam på tidigare jobb, fråga sökanden om skälen till att du lämnar. En artig och kvick person kommer aldrig att tala opartiskt om en tidigare ledare, "kasta lera" på laget eller prata om sina egna misstag. Det mest acceptabla svaret du kan höra är att löneförväntningarna inte stämmer överens. Markera nyckelorden i återupptagningstexten och i samtalarens berättelse: punktlighet, ordning, stressmotstånd, sällskaplighet, artighet. Kom ihåg att sekreteraren ofta är länken mellan de olika avdelningarna i organisationen. Både chefens stämning och komfort, vänliga atmosfär och ordning på hela kontoret kan bero på hans professionella och personliga egenskaper.
