Sekreteraren på kontoret utför också sändningsfunktioner. Det är genom honom som primära kontakter och officiell telefonkommunikation genomförs. Det första intrycket av ditt företag som den som kontaktar dig beror på hur kompetent och professionellt sekreteraren kommunicerar i telefon. Därför måste sekreteraren känna till affärsetikett för att kunna svara på samtal.
Instruktioner
Steg 1
Kontrollera alltid dina känslor och humör. Oavsett hur rolig eller ledsen du är, när du tar upp telefonen måste du vara diskret och affärsmässig. Din ton ska vara jämn, lugn och välvillig. Om du har bråttom att närma dig och är andfådd, ta ett par djupa andetag och andas ut innan du säger hälsningen så att din andning normaliseras.
Steg 2
När du får ett samtal startar du alltid konversationen först utan att vänta på vad den andra änden av handenheten säger till dig. Detta bör vara en vanlig introduktion och hälsning. Hej och namnge företaget som din samtalspartner ringde. Om han inte presenterade sig, be om ursäkt, fråga vem du pratar med.
Steg 3
Lär dig mer om de problem och funktioner som utförs av avdelningarna i ditt företag och löses av specifika specialister för att vidarebefordra inkommande samtal från kunder och kunder korrekt. När du vidarebefordrar ett samtal, berätta namnet och efternamnet på den specialist som du ansluter till din samtalspartner. Berätta för den anställde som du bytte samtal till namnet på den som ringer och frågan som han ansökte om. Du bör inte ta på dig en konsult, även om du kan göra det bra, låt personen lösa sina problem med de specialister som har rätt att göra detta.
Steg 4
Du kan ge bakgrundsinformation om sådana frågor uppstår: företagets fullständiga namn, efternamn, förnamn och patronym för regissören, hans suppleanter och avdelningschefer, kontorets adress. Gör och godkänn regissören en separat lista över de personer för vilka han alltid kommer att vara fri.
Steg 5
Se till att ha en samtalslogg. Skriv ner allt du blir ombedd att förmedla, lita inte på minnet för att inte glömma något viktigt. All information måste kommuniceras till dem som den var avsedd för. Ange företagets namn eller efternamn och förnamn på den person som ringer, skriv ner telefonnumret som du kan ringa tillbaka, datum och tid för samtalet.
