Samarbete med utländska partner har redan blivit normen för ryska företag. Därför är också utbytet av delegationer, som är en del av arbetsprocessen, en ganska vanlig händelse. Men om du är värd för dina utländska eller ryska partners på företaget för första gången, bör du ta hänsyn till flera nyanser så att de inte stör upprättandet av affärskontakter och förstör intrycket av mötet.
Instruktioner
Steg 1
En inbjudan att träffas ska skickas så tidigt som möjligt, även om en preliminär överenskommelse har nåtts. Detta är ett tecken på att du uppskattar dina partners tid och respekterar deras livlighet.
Steg 2
När bekräftelse mottas, ange antalet medlemmar i den ankommande delegationen. Det är bättre om du får en lista med gäster med en indikation på positionen och övervakade anvisningar. Välj din delegations sammansättning i enlighet med den här listan, i antal bör den vara ungefär densamma som delegationen av gäster. Diskutera med gästerna vilket språk de föredrar att kommunicera och ta hand om en tolk för dig själv, även om gästerna kommer med sin egen tolk.
Steg 3
Lär dig om ansvarsområdet och kompetensen hos var och en av dina gäster. Utländska partner är som regel mycket strikta i att upprätthålla den officiella kommandokedjan, så du måste ha en klar uppfattning om vilka frågor den här eller den andra gästen har rätt att diskutera.
Steg 4
Förbered och enas om en lista över frågor som du kommer att behöva diskutera. Samla allt material och dokument som du kan behöva. Bestäm vilka dokument som ska undertecknas som ett resultat av förhandlingarna och diskutera i vilket läge de ska genomföras: varaktighet, pauser.
Steg 5
Välj ett bekvämt rum baserat på antalet personer som deltar i mötet. Var och en av dem borde ha en plats där han bekvämt kan ta emot, för mellan pauserna måste du sitta i flera timmar. Se till att under mötet serveras te, kaffe, kex och glas och mineralvatten på borden. Om ingen tänker, glöm inte att sätta i askarna.
Steg 6
Be dina gäster om samtycke till ljudinspelning av mötet, det kan inte göras utan tillstånd. Sitt gäster mot ytterdörren, den här psykologiska nyansen gör att de inte känner sig stressade. Be att inte bli distraherad av externa telefonsamtal under förhandlingarna. Förbered dagböcker och pennor för gästerna.
Steg 7
Tvinga inte gästerna att leta efter dig när de anländer till mötesplatsen. Någon måste möta dem i byggnadens lobby och eskortera dem till rummet där förhandlingarna kommer att hållas.
