Beslutet om ett möte är rättsligt bindande endast om det formaliseras i protokollet. Protokollet från föräldramöten, husägare eller aktieägarmöten skiljer sig naturligtvis till innehåll, men kraven på formuläret är alltid ungefär desamma.
Skriv på ett utkast
Det är inte alltid bekvämt att skriva på en dator under ett möte, så protokollet kan skrivas på ett utkast först. Viss information kan anges innan mötet börjar. Ovan skriv ordet "Protokoll", precis nedanför - namnet på mötet och datumet. Ännu lägre till vänster, skriv ordet "deltog." Om ett beslut förväntas fattas av kvalificerad eller enkel majoritet i listan, ange hur många personer som borde ha varit närvarande. Detta är viktigt, till exempel när det gäller ett möte med husägare som måste bestämma hur man ska hantera huset, samla in pengar för större reparationer etc. Skriv din agenda nedan. Om du tänker diskutera frågor som du ännu inte känner till, lägg till artikeln "Diverse". I vissa fall bör tidsgränsen anges.
Efter mötet börjar
Skriv ner hur många människor som är närvarande och hur många som ska vara. Skriv ordet”Lyssnade” under dagordningen och sätt ett kolon. Skriv ner frågorna, namnen på talarna och en sammanfattning av talen, punkt för punkt. Talare kan bli ombedda att lämna in sina tal i förväg. Anteckna i protokollet de frågor som ställts till varje presentatör och svaren. När det gäller lösningarna kan de skrivas in efter varje fråga eller som ett enda block längst ner i protokollet. Var noga med att ange hur många som röstade "för", "emot", hur många som avstod. Skriv namnen på ordföranden och sekreteraren under besluten och ange datumet. I vissa fall är det nödvändigt att ange namnen på alla presidiummedlemmar.
Skriv text på datorn
När du skriver på en dator redigerar sekreteraren vanligtvis texten. Försök att redigera den så att den inte bryter innebörden. Detta gäller särskilt för beslut. Det finns inget enhetligt formulär för registrering av protokoll, men följande regler gäller vanligtvis:
- texten skrivs i 14-punktsstorlek med ett eller ett och ett halvt intervall;
- justering av huvudtexten - på båda sidor;
- titeljustering - centrerad, antal deltagare - höger;
- stycken börjar med en röd linje.
Skriv in texten, glöm inte att lämna utrymme för ordförandens och sekreterarens underskrifter, samt sätt utskrifter av signaturerna. Lägg datumet längst ner. Skriv ut protokollet och låt ordföranden och sekreteraren underteckna det. Det finns fall då ett möte hålls i frånvaro. I det här fallet är inte texterna till talen skrivna. Resten av protokollet är upprättat på samma sätt.
