Korrekt lagring av dokumentation kommer att undvika problem med att hitta rätt kontrakt. Efter att ha spenderat lite tid på att arkivera värdepapper kommer du att vara säker på att de nödvändiga alltid kommer att finnas till hands.
Instruktioner
Steg 1
För att enkelt hitta det dokument du behöver skapar du en bokföringsbok. Ge kontraktet ett nummer och ange det i den här anteckningsboken. Förutom serienumret, skriv ner datumet då kontraktet ingicks. Linjen i tidskriften ska se ut så här: 1. Kontrakt nr 987DL daterad 23.03.2010. Vid sidan av anvisningarna anger du kärnan i kontraktet, om det krävs av företagets arkiveringsstil.
Steg 2
Skapa för varje juridisk person, om det finns flera av dem i organisationen, sitt eget register över dokument. Använd konventionella symboler för att beteckna dem. Ange till exempel kontrakten från LLC "Funny Pictures" som 987ВК. Och kontrakten från OJSC "Murzilka" markerar 987M. Tilldela nummer strikt för att undvika förvirring.
Steg 3
Registrera kontraktet i en mapp först efter att det har gått igenom alla stadier av godkännande, har undertecknats av de båda parternas generaldirektörer och alla förseglingar har satts. Välj bindarböcker för att hålla dina dokument säkra. Skapa en separat mapp för varje juridisk person.
Steg 4
För att sätta in kontrakten i bindemedlet, ta försiktigt bort gemet som ansluter arken. Hål nya hål med hålslag. För in dokumentet i en mapp och säkra det med metallrännor. Separera ett kontrakt från ett annat med ett tomt A4-ark.
Steg 5
Det finns ett annat sätt att arkivera dokument. Köp en uppsättning transparenta filer. Placera varje kontrakt i ett separat omslag och säkra det i en mapp.
Steg 6
Lägg inte för många kontrakt i en mapp - arken kan skrynklas. Pärmen ska lätt stängas så att papperet inte kikar ut.
Steg 7
Lägg en separat hylla på racket för att lagra mappar med dokument. I slutet av bindemedlet anger du året och den juridiska enhet för vilken kontrakten upprättas. På så sätt kan du snabbt hitta de kontrakt du behöver, om det behövs.
Steg 8
Det finns ingen anledning att behålla mappar med dokument som avslutats för tre till fyra år sedan. Lägg dem i trånga kartonger, underteckna året och den juridiska enhet som äger kontraktet. Skicka paketen till lagret. Hitta ett torrförvaringsutrymme. Fukt kan döda värdepapper.
