Under den ekonomiska aktiviteten ingår företagsledare många olika kontrakt med leverantörer och köpare. För att kunna spåra varaktigheten av dessa regler använder vissa organisationer så kallade avtalsregister. Generellt betyder begreppet "register" en viss logg över registrering av inkommande och utgående dokument. Hur skapar jag en sådan databas?
Instruktioner
Steg 1
Först måste du bestämma vilken information du vill se i registret, det vill säga markera de viktigaste kriterierna för dig själv. Därefter gör du en tabell i en journal som kan göras både i Excel och med en vanlig anteckningsbok (helst A4-format).
Steg 2
Om du slutade med den andra metoden, rita först upp titelsidan. Skriv information om organisationen, det vill säga INN, KPP, OKATO, juridisk adress och organisationens chef. I mitten skriver du "Register of contract for (specific the period)".
Steg 3
Nästa, på nästa ark, skapa en tabell bestående av sex kolumner. I den första kolumnen anger du numret på det avtal som ingåtts med motparten, i den andra - datumet för det lagstadgade lagliga dokumentet och i det tredje - datumet för dess upphörande.
Steg 4
Ange därefter namnet på motparten, entreprenören och föremålet för kontraktet, till exempel utvecklingen av redovisningsprogram. Valfritt kan du ange storleken på kontraktet, om det finns ett ytterligare avtal och andra villkor. Som regel anges kontrakt i kronologisk ordning. Efter periodens slut är det lämpligt att blinka, numrera och underteckna dokumentet med organisationens chef. Därefter överlämnar du registret till arkivet.
Steg 5
För att sammanställa register kan du också använda ett specialutvecklat program, som kallas "Registry of contract". Det gör att du kan spåra betalningar under kontrakt, utgångsdatum för dessa dokument samt hålla register över de betalade beloppen. Programmet genererar automatiskt listor som du efter utgången av perioden kan skriva ut på papper.
Steg 6
Du kan stanna vid den tredje metoden, det vill säga använda Excel-programmet. Kolumnerna i tabellen kan ha ett ungefärligt innehåll, som när du använder den första metoden. I slutet av perioden skriver du ut registret och ger det till revisorn för undertecknande.
