Korrekt lagring av dokument är en viktig del av kontorsarbetet. Innan papper skickas till arkivet måste de blinkas. För att göra detta bör du känna till de grundläggande reglerna för arkivering av ärenden.
Det är nödvändigt
- - syl;
- - nål;
- - hård tråd;
- - lim.
Instruktioner
Steg 1
Numrera alla lakan med en svart blyertspenna. Siffran placeras i det övre högra hörnet. Placera dokumenten i kronologisk ordning och börja med det äldsta. Om det finns kuvert med bifogade dokument måste du numrera kuvertet och sedan varje dokument i det.
Steg 2
Ta bort alla gem och andra metalldelar. Om ditt dokument inte har en arkiveringsmarginal, limma ett papper på det. Förbered alla papper för sömmarna genom att basera de fyra punkteringarna och placera dem i kartongen.
Steg 3
Dokumentbuntarna måste klämmas fast med en klämma, genomborras med en syl eller borras med en speciell anordning för sömnad av dokument. Utan att ta bort klämmorna, sy papper med en lång nål med grov tråd, garn eller tejp.
Steg 4
För korrekt sömnad är det nödvändigt att passera nålen från baksidan in i hålet som är det andra i rad, passera nålen längs baksidan och återgå till det andra hålet. Därefter måste nålen föras ut på framsidan och det andra hålet måste sys, men redan ovanifrån. Tråden dras ut från baksidan och dess två ändar är fästa så att trådsvansarna kan förseglas med papper (spårpapper).
Steg 5
Organisationens försegling läggs på papperet limmat på trådarna, och tjänstemän (chef, revisor) undertecknar också. På pappomslaget limmas en inventering av dokument som arkiveras i en bunt. Den ska ange organisationens namn och dess strukturella enhet, ange datum, ange lagringsperiod för dokument och arkivkod, om den antas i din organisation.
