En order är ett dokument av stor praktisk betydelse. Det indikerar vissa specifika åtgärder: att anställa och sparka en anställd, disciplinära åtgärder, behovet av att införa ny teknik och mycket mer. Kontoristen måste säkerställa lagring av denna typ av dokument och förmågan att snabbt hitta rätt. För detta tilldelas varje beställning ett unikt identifieringsnummer.
Nödvändig
- - order;
- - loggbok;
- - instruktion om hantering av personalregister;
- - 2 eller 3 mappar.
Instruktioner
Steg 1
Registreringsformuläret för beställningar regleras inte strikt av lagen. Det finns en standardinstruktion som publicerades av Rosarkhiv den 27 november 2000, där det anges att numreringen av order från personal och huvudaktivitet ska utföras separat inom ett kalenderår. Om du arbetar i ett litet företag, där sekreteraren också utför en kontorist, börja 3 mappar och 3 registreringstidskrifter.
Steg 2
Utarbeta instruktioner för kontorsarbete. Den kan bestå av bara några få saker. Ange vilka order som ska lagras i 5 år och vilka - 75. Skriv in i vilka arrayer orderna för ditt företag är indelade i och hur du bestämde dig för att utse dem. Beställningar för huvudaktiviteten numreras vanligtvis med ett löpnummer och personalorder - med ett nummer och en bokstav. Siffran kan till exempel se ut som "Beställningsnummer 2-l / s" eller "Beställningsnummer 2-k". Tänk på olika beteckningar för dokument med olika hållbarhet. Till exempel kan kortvarig markeras som personal och långsiktig - som personal.
Steg 3
Dela order av personal i två delar efter hållbarhet. Dokument om tillhandahållande av regelbunden ledighet eller utbildning, kortvarig affärsresa, incitament och disciplinära sanktioner lagras i fem år. Ange beställningar för anställning, överföring, uppsägning, långa affärsresor och långa semester till en annan mapp. Skriv mappens namn och utgångsdatum på pärmarna på pärmarna. Fyll i beställningar för huvudaktiviteten separat
Steg 4
I stora företag utfärdas order av olika tjänster. Dokumentation för huvudaktiviteten förvaras som regel av sekreteraren och för personalen - av personalavdelningen. Följaktligen har var och en sin egen mapp och sina egna redovisningsböcker. Det räcker för en HR-specialist att starta två böcker och två mappar, dela upp dokumenten efter lagringsperioder. Men med ett mycket stort dokumentflöde delas ofta varje mapp ut efter ordertyper. Om ditt företag har antagit ett separat lagringssystem måste du fortfarande beställa order i en gemensam matris och registrera dem i en journal.
Steg 5
Order för huvudaktiviteten kan gälla inte bara hela företaget utan även enskilda divisioner. Utveckla kod för varje avdelning eller avdelning. Det kan vara en bokstav eller ett nummer. Glöm inte att beteckningen av order för huvudaktiviteten bör skilja sig från den som accepteras i ditt företags personalhantering. I det här fallet ligger numreringen inom det allmänna utbudet av "huvudaktivitet".
