Korrekt organiserat kontorsarbete är en av komponenterna i ett framgångsrikt arbete för alla (till och med ett litet) företag. Faktum är att första intrycket av affärspartner beror på hur huvuddokumenten (beställningar, instruktioner, brev etc.) upprättas. Det är också viktigt hur snabbt flödet av inkommande, utgående och intern dokumentation går igenom.
Instruktioner
Steg 1
En specifik anställd ska vara ansvarig för arbetsflödet i företaget. Om företaget inte är så stort är det en sekreterare, en assisterande sekreterare. Om organisationen innehåller mer än en underavdelning (särskilt om de har olika territoriella platser) organiseras en förskoleinstitutionstjänst (dokumentationsstöd för ledningen).
Det är de som utvecklar företagets instruktioner för kontorsarbete, reviderar det och gör ändringar. När du förbereder dokumentet kan du lägga till "Regler för kontorsarbete i federala verkställande organ" som grund.
Steg 2
Detta är en viktig, avgörande etapp, för efter godkännande av instruktionerna för kontorsarbete måste dokument i företaget motsvara en viss stil:
- placering av detaljer (längsgående, vinkel);
- företags typsnitt
- format (pappersstorlek, indrag).
Förutom företagets exempelformer bör instruktionerna återspegla sådana frågor som organisering av registrering av inkommande / utgående dokument; organisering av kontroll över verkställandet av handlingar och beslut som fattas; förberedelse och överföring av dokument till arkivet etc.
Steg 3
Bildandet av mappar där dokument för ett visst ämne arkiveras bör utföras i enlighet med fallnomenklaturen. Den utvecklas av den person som ansvarar för registerföringen, på grundval av "Lista över standardhanteringsdokument som genereras i organisationens aktiviteter, vilket anger lagringstiden."
Steg 4
På grund av det faktum att arbetet med att utveckla nomenklaturen för ärenden är omfattande, kräver omfattande kunskap, är det mer korrekt att organisera arbetet med det med deltagande av företrädare för enskilda tjänster och avdelningar. De upprättar listor över ärenden (som också anger lagringsperioderna), som bildas i tjänsten eller avdelningen, och förskolans utbildningsinstitution gör en sammanfattande nomenklatur över ärenden för företaget.
Steg 5
För att underlätta arbetet med dokument använder ett ökande antal företag ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS). Det är möjligt att välja ett effektivt fungerande EDMS för alla företag (med antalet anställda 7 eller 2000). De mest effektiva när det gäller pris / kvalitet-förhållandet idag är sådana system som "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Men även om ditt företag ännu inte kan köpa en EDMS kommer vanliga Microsoft Office-program att rädda. Med de vanliga metoderna Word, Excel, PowerPoint är det mycket möjligt att organisera utformningen av dokument i enlighet med kraven på företagsidentiteten, ställa in elektroniskt dokumentflöde.
