För att skriva ett memo till chefen måste du först hitta ett övertygande skäl till memot, vars sanning, om det behövs, lätt kan bevisas med hjälp av dokument, vittnesmål från tredje part, inspelningar på ljud- eller videomedia. Därefter bör du förtydliga vem rapporten kommer att riktas till, välj en specifik tjänsteman som har rätt att lösa konfliktsituationer och övervaka överträdelser i teamet. Samtidigt är det tillrådligt att se till att denna tjänsteman inte av några personliga skäl sympatiserar med chefen för vilken rapporten förbereds. I detta fall bör en annan tjänsteman väljas, annars kommer effekten av rapporten att vara motsatt den som förväntades. En viktig nyans i att skicka in ett memo är beslutet om dess anonymitet eller öppna författarskap. Det sista steget är att förmedla memot till adressaten och se till att det har lästs.
Nödvändig
Rapportera på papper eller digital, officiell, bevis för de avgifter som anges i rapporten
Instruktioner
Steg 1
En anonym rapport till chefen utan att bevisa hans skuld lämnas ofta utan uppsikt av högre tjänstemän, så för att korrekt kunna skicka en rapport är det nödvändigt att inte bara ha korrekt information om överträdelsen som ägde rum, utan också att förbereda bevis. Använd alla dokument, både papper och elektronik, fotografier, video- och ljudinspelningar som bevis. Använd inte kollegornas vittnesbörd som huvudbevis, eftersom folk under press från chefen kan vägra att vittna mot honom.
Steg 2
Analysera bemanningstabellen för att avgöra vilken av de högre cheferna som tycker rapporten om den här chefen är mest intressant. I stora organisationer kan detta inte vara ledning, utan till exempel ett aktieägarråd eller en kontrollerande organisation. I vissa fall är det bättre att välja flera adressater: avdelningschefen, företagets säkerhetstjänst, personalavdelningen och aktieägarrådet för att säkerställa framgången med notatet.
Steg 3
Kontrollera om chefen och adressaten till rapporten har nära, vänliga eller intima relationer, annars finns det en risk att inte förlora chefen utan jobbet.
Steg 4
Överväg och analysera om det är fördelaktigt att skicka in din rapport anonymt eller öppet. Anonymitet ger en ganska kontroversiell fördel: den skyddar mot eventuell hämnd från chefens sida. Men glöm inte att det inte är så svårt att hitta författaren till minnet. I händelse av anonymitet, kan memot helt enkelt inte nå adressaten. Till exempel kommer sekreteraren helt enkelt att kasta bort den eller ta bort den från posten som skräppost.
Steg 5
Om anteckningen arkiveras öppet kommer detta att garantera att det definitivt når adressaten. När du skickar in ett pappersmemo, be tjänstemannen eller hans sekreterare att skriva på en kopia att dokumentet har mottagits. När du skickar ett memo i form av ett e-postmeddelande, se till att sätta brevets betydelse högt, begär ett läskvitto och skriv i ämnesraden i brevet att meddelandet innehåller information som är mycket viktig för att företag.
