Ett företag av alla former av ägande har sitt eget arbetsflöde i form av en uppsättning papper av olika slag, systematiserad enligt en viss princip. Ett memorandum kräver särskild uppmärksamhet vid utarbetandet.
Vad är ett memo
Affärspapper i form av ett memo är informativt och rekommenderande. Det tillhandahålls den närmaste chefen eller organisationens chef. Notatet kan upprättas på ledningens instruktioner och på medarbetarens initiativ.
Dokumentet består av specifika fakta i relation till en specifik fråga. I de flesta fall är anteckningen den anställdas subjektiva åsikt, vilket anges skriftligt. Ibland, mot bakgrund av de händelser som sker i företaget, är det oerhört viktigt för chefen att känna till underordnade åsikter för att justera deras ytterligare handlingar. Anställda måste ensam skriva ett detaljerat svar kompletterat med egna idéer och rekommendationer.
När det gäller föremålet för rapporter kan det vara annorlunda: från en engångsinformation till periodisk rapportering. Till skillnad från förklarande och serviceanmärkningar kan memot användas inom företaget eller spela rollen som ett rapporteringsdokument för en högre myndighet.
Anledning till att utarbeta dokumentet
Ett memo upprättas som ett resultat av en process som är utom kontroll, vilket kan skada företaget. Det är då som medarbetaren på liknande sätt kan föra all information till de överordnade. Det kan till exempel vara flera frånvaro hos en ansvarig person eller en bortse från att uppnå de planerade målen, vilket naturligtvis kan påverka hela företagets resultat negativt. Generellt är dokumentet avsett att bli en signal för en förändring av den interna politiken, som för närvarande genomförs av ledningen.
Hur man upprättar ett memo korrekt
Vanligtvis består ett dokument av flera delar. För det första är det nödvändigt att tydligt formulera anledningen som var anledningen till att skriva memot. Den beskriver den specifika situationen och listar fakta. Då rekommenderas det helt klart att uttrycka din egen åsikt om vad som händer. Samtidigt är det nödvändigt att analysera situationen från alla håll och erbjuda din egen lösning på problemet.
All information bör presenteras kortfattat, samtidigt som man följer föremålet för vad som hände. Förvrängning av verkligheten och uttryck för antaganden som inte stöds av en evidensbas är oacceptabelt.
Dokumentet placeras på ett ark i A4-format med obligatorisk indikation i det övre vänstra hörnet av enhetens namn. Överst till höger ska du placera information om adressaten till anteckningen. Lite nedan, från en röd linje, skrivs namnet på dokumentet och dess nummer samt sammanställningsplatsen med stora bokstäver.
Informationen anges sedan i en ganska fri form, som stöds av signaturen från den anställde som förberett dokumentet.
Innan du skickar anteckningen rekommenderas att du noggrant kontrollerar verkligheten i alla ovanstående omständigheter.
