När man utarbetar personalorder är det nödvändigt att ägna stor uppmärksamhet åt deras juridiska betydelse. För att vara juridiskt bindande måste de innehålla ett antal nödvändiga uppgifter, inklusive registreringsindex eller, med andra ord, dokumentnumret. Reglerna för registrering av order bestäms av institutionens lokala dokument, men det finns också allmänna regler.
Instruktioner
Steg 1
Ordernumret för personalen är också dess registreringsnummer (index). Numreringen av alla beställningar (order) för personal bör hållas separat under kontorsåret för varje grupp av administrativa dokument i särskilda registreringsformulär.
Verksamhetsåret sammanfaller vanligtvis med kalenderåret (1 januari - 31 december). Men det finns undantag, till exempel kulturinstitutioner, utbildning etc., där kontorsåret börjar den 1 september.
Steg 2
Till att börja med, differentiera alla beställningar i separata grupper. Dela papper enligt deras hållbarhet i dokument för långvarig lagring och dokument för kortvarig lagring.
I stora organisationer med ett stort antal anställda väljer du för enkelhets skull flera grupper om ett homogent ämne inom ordningen med samma lagringsperiod.
Exempelvis kan dokument för långvarig lagring delas in i grupper: order för antagning, order om uppsägning, order för överföring. Och papper för kortvarig lagring kan differentieras i serier: beställningar för semestrar, beställningar för affärsresor.
I organisationer med ett mycket stort antal anställda är det ibland nödvändigt att utveckla bokstavsbeteckningar för varje personalkategori.
Steg 3
Registrera dessutom var och en av dessa grupper av order på personal i särskilda former. Som registreringsformulär kan du använda en journal, registrerings- och kontrollkort eller ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. Var och en av dessa former har fördelar och nackdelar.
Registrerings- och kontrollkort och elektroniska arkivskåp, som vanligtvis duplicerar varandra, är mer praktiska för organisering och sökning. Loggar ger mer informationssäkerhet.
Registreringsformulär har ingen strikt standard men innehåller vanligtvis följande information:
- datumet;
- orderns serienummer;
- vem undertecknade (position, efternamn);
- en sammanfattning av ordern;
- bas;
- artist.
Steg 4
För att numrera order efter ram behöver du bara titta in i motsvarande journal och tilldela nästa index till dokumentet.
