Dokument är en integrerad del av pappersarbete i ett företag eller en organisation, oavsett om det är privat eller offentligt. Dokument fylls i, sorteras, skickas, accepteras etc. Om det finns flera dokument är det helt enkelt nödvändigt att upprätta ett register - detta kommer inte bara att förenkla arbetet för tjänstemän och andra kategorier arbetstagare (ekonomer, revisorer etc.) utan också anställda i andra organisationer, om de accepterar dokument du skickar.
Instruktioner
Steg 1
Samla in nödvändiga dokument i en kategori, det vill säga dokument relaterade till en typ (bekräftar produktionskostnader, godkännande / försäljningsdokument etc.). Samla in administrativ dokumentation separat: order, förordningar, order. Sortera dem efter författarskap (order från chefen för organisationen, order av avdelningschefer etc.).
Steg 2
Skapa mappar för att lagra dokument som redan har sorterats och arkivera allt i kronologisk ordning. Gör en inventering av varje mapp. Ge dem ett inventeringsnummer.
Steg 3
Skapa en tabell baserad på dokumenten med lämpliga fält och dela arket i kolumner och rader. Underteckna kolumnerna enligt syftet med dokumentet och dess funktionalitet. Kom ihåg samtidigt att registret måste innehålla omfattande information om dokumenten, så att du av en eller annan anledning inte behöver öppna själva dokumentet om och om igen och studera det av en eller annan anledning. Så, till exempel, måste registerregistret som bekräftar de uppkomna kostnaderna innehålla följande kolumner: dokumentnummer, namn, dokumentinnehåll, belopp och markering vid återlämnande av dokumentet.
Steg 4
I sin tur registerregistret för aktieägare i JSC, JSC, etc. måste innehålla nödvändiga uppgifter för identifiering av alla personer som är registrerade i registret, fastställande av deras rättigheter till aktier, vid mottagande av intäkter från aktier hos personer som är registrerade i registret, insamling av uppgifter om alla aktieägare samt information om mottagande av dem av alla slags meddelanden om möten och andra evenemang.
Steg 5
Du bör vara medveten om att när du sammanställer ett register över dokument för din bekvämlighet och sökhastighet i framtiden är det nödvändigt att hålla alla register i kronologisk ordning.
Steg 6
Endast om registerregistret sammanställs korrekt behöver du inte spendera mer tid på att söka, du kan snabbt och enkelt hitta det papper du behöver, skicka önskad begäran eller anmälan och helt enkelt göra ditt jobb med hög kvalitet.
