Registrering av dokument för inlämning till arkivet sker efter årets slut. Således förbereds dokument för lagring i samband med de fastställda reglerna. Beroende på lagringstid, liksom värdet på dokumenten, avslutas ärenden i sin helhet eller enligt ett förenklat system.
Instruktioner
Steg 1
Gör en lista över fall för tillfällig lagring (upp till 10 år inklusive). Kontrollera riktigheten i bildandet av ärendet (om det finns dokument med permanent lagringsperiod). Lämna ärendena i mapparna, de ska systematiseras enligt nomenklaturen för ärenden och de behöver inte numreras. Ärenden överlämnas till arkivet enligt nomenklaturen för ärenden.
Steg 2
För långvariga förvaringsfall (över 10 år) utförs följande:
1. Bindning av fodralet (fäst i en hård mapp eller lock med stark tråd i fyra hål eller kan bindas).
2. Nummerering av ark (utförs med en svart grafitpenna i det övre högra hörnet utan att röra vid dokumentet).
3. Upprätta en certifieringsinskription (ange hur många ark som är fästa, om det finns några skador, tecken och datum).
4. Utarbeta en intern inventering av handlingar (för ärenden med särskilt värdefulla handlingar, personliga, rättsliga och utredningsärenden etc.). I slutet av inventeringen anger du antalet dokument i ärendet och antalet ark i inventeringen.
5. Registrering av alla detaljer om ärendets omslag (institutionens namn, strukturella enhet, ärendets kontorist, ärendets titel, ärendets livslängd.
Steg 3
Gör en inventering för dokument för permanent eller långvarig lagring. Det ska innehålla det enskilda ärendenummeret samt uppge dess innehåll och sammansättning i ärendets rubrik. Inventariet måste också ange fallets lagringsperiod. Ange antalet ärenden och antalet första och sista ärenden, underteckna och datum. För personalärenden upprättas en separat inventering.
Steg 4
Skicka de förberedda filerna till arkivet. Arkivföreståndaren i din närvaro kommer att kontrollera antalet ärenden i enlighet med nomenklaturen eller inventeringen, göra en bekräftelseinskrift, markera antalet saknade ärenden, ange datum för godkännande och överföring av ärenden. Inventeringen bekräftas av underskrifterna från de personer som utförde överföringen och godtagandet av ärenden.
