Ett stort och separat område av arkivarbete anses vara de frågor som rör beredning av dokument för leverans till organisationens arkiv. Det är därför de förtjänar allvarlig uppmärksamhet, eftersom det under denna fas av arbetet med dokument ofta görs olika metodologiska och praktiska misstag, vilket i framtiden kan orsaka negativa konsekvenser i arkivets arbete.
Instruktioner
Steg 1
Allt arbete relaterat till överföring av dokument till arkivet, inklusive personalpapper, är vanligtvis uppdelat i följande steg: - Först och främst är det nödvändigt att genomföra bildandet av dokument i den nuvarande produktionen och efter att den är klar;
- efter bildandet av ärenden måste de upprättas i enlighet med alla fastställda regler;
- genomföra en värdering och förbereda för arkivering;
- göra en inventering av alla dokument som överförs till organisationens arkiv;
- i sista steget, överför de officiella tidningarna till organisationens arkiv.
Steg 2
Först bör du utföra korrekt bildning av dokument relaterade till personal i vissa komplex, det vill säga i fall. I specialmappar bör sådana officiella tidningar utformas som beställningar för olika aspekter av företagets anställda, för personal som har olika tidsramar för lagring. Detta steg måste genomföras, eftersom en del av beställningarna som gäller personal ägnas uteslutande till giltiga frågor som berör arbetsplatsen, liksom bonusar till anställda och att flytta till en arbetsposition. Denna typ av papper måste lagras i företagets arkiv i minst sjuttiofem år. Samtidigt återspeglar de flesta beställningar som hänför sig till personens sammansättning de operativa frågorna för företagets anställda: beställningar på affärsresor, tjänstgöring, semester och så vidare. Sådana handlingar bör förvaras i fem år. För att göra det lättare att använda sökningen och underlätta arbetet i olika fall bör papper av en femårsperiod och en sjuttiofemårsperiod utformas.
Steg 3
Det är nödvändigt att korrekt skapa personliga konton för företagets anställda och alla anställda, som relaterar till lönedata strikt i alfabetisk ordning. Alla papper i personliga mappar ska endast ordnas i kronologisk ordning enligt datumet för mottagandet. Det är också nödvändigt att alla papper i mappen skapar en arkivinventering som innehåller sådana uppgifter som: - papperets namn;
- Serienumret på papperet som ingår i inventeringen.
- antalet ark i dokumentet, - Datum och nummer på dokumentet (vid behov).
- en sammanfattning av antalet pappersark som ingår i den personliga filen;
- notera.
