Överföringen av alla dokument till arkivet regleras av federal lag nr 125-F3 "om arkivfrågor i Ryska federationen". Dokument måste upprättas, beskrivas, arkiveras och numreras. Detta måste göras inom tolv månader från det att ärendet avslutades.
Nödvändig
- - mapp;
- - Pärm;
- - en enkel penna;
- - dokumentärinventering;
- - överföra inventering.
Instruktioner
Steg 1
För att överföra dokument till arkivet, ordna dem i ordning. Häckningsordningen måste vara i kronologisk ordning. Till exempel, om du hänvisar till ett brottmål, kommer den första sidan att vara en kopia av domstolsbeslutet, den andra kommer att vara det preliminära beslutet och följande kommer att vara utredningen av målet, från och med att det avslutas. Om du överför dokument från personalavdelningen till arkivet är det första arket en ansökan om uppsägning, det andra är en uppsägningsorder, den tredje är alla dokument i ordning efter datum från slutet.
Steg 2
Numrera alla ark som börjar med nummer ett i ordningens layout. Gör numreringen med en enkel penna, men tydligt. Gör en inventering av dokumenten, skriv i slutet hur många nummer och sidor du har, lägg din signatur, datumet som inventeringen sammanställdes, organisationens försegling, huvudets signatur.
Steg 3
Fäst alla ark med ett bindemedel, bifoga en inventering ovanpå. Lägg i brevkoden i efternamnet på medborgaren som du överför ärendet med och året för överföring av dokument till arkivet. Året ska vara detsamma som ärendet avslutades.
Steg 4
Skapa en separat mapp för varje ärende, eller lägg alla ärenden på ett år i en stor mapp och gör en allmän inskription på koden och bokstavskoden, det vill säga endast de medborgare vars efternamn börjar med samma bokstav läggs i en mapp. Men om du fyller i ett antal dokument i en stor mapp bör antalet vanliga ark inte vara mer än 250.
Steg 5
Innan du överför ärenden till arkivet ska du göra en överföringsinventering Den första kolumnen i inventeringen är avsedd för att ange serienumren för alla fall, den andra för index i nomenklaturen. I den tredje kolumnen anger du namnet på alla rubriker, i den fjärde - datum för överföring, i den femte - antalet ark, i den sjätte - de fastställda lagringsperioderna för ärendet i arkivet, i den sjunde kolumnen, ange alla tillägg och anteckningar. Oftast fylls den sjunde kolumnen ut om det av någon anledning saknas ark i dokumenten eller om du omedelbart felaktigt skrev in dem i dokumentförteckningen och gjorde ändringar.
