Alla dokument från organisationen måste lagras ordentligt. Ett tydligt system gör att du direkt kan hitta rätt papper. Vissa typer av dokument har sina egna lagringsregler, till exempel för beställningar.
Nödvändig
mappar, lådor, papper, dator
Instruktioner
Steg 1
Skapa en orderlogg där alla beställningar för organisationen registreras. Journalen måste nödvändigtvis vara bunden och numrerad, vilket exkluderar efterskrivning eller radering av sidor.
Steg 2
Journalen måste innehålla vissa kolumner. Det ungefärliga innehållet i kolumnerna kan vara som följer: en kolumn där postens nummer anges i ordning, kolumnen med orderdatum, kolumnen med en sammanfattning av ordern, kolumnen med ordernumret, kolumn där den anställde sätter ett prägel på bekant med denna order. Dessutom kan en kolumn läggas till som anger platsen för beställningen (mappar eller ruta).
Steg 3
Alla beställningar ska sorteras i mappar: beställningar för antagning och uppsägning av anställda (personalbeställningar), beställningar som speglar anställdas incitament, skickar dem på affärsresor och semestrar, beställningar som speglar organisationens huvudaktiviteter. Om beställningar har utmärkta lagringsperioder skapas separata mappar för dem.
Steg 4
Orderlagringssystemet måste vara tydligt, systematiserat och säkerställa kontinuiteten i de nummer som tilldelats order. Detta gäller särskilt när ordern dras tillbaka för arbete. Vi rekommenderar att du gör en kopia av den beslagtagna ordningen för att undvika förvirring.
Steg 5
Alla beställningar måste skrivas ut på organisationens brevpapper. I detta fall krävs inte förseglingen på beställningen. Om beställningen skrivs ut på ett vanligt pappersark måste organisationens försegling vara på den.
Steg 6
Om företaget har antagit ett elektroniskt system för lagring av order måste det vara enhetligt i hela organisationen. Anställda som har rätt att sätta sin signatur på dessa dokument måste ha tillgång till elektroniska beställningar. I det här fallet är det mycket praktiskt att använda EDS (elektronisk digital signatur). Vi rekommenderar i alla fall att skriva ut orderloggen.
