Det finns ett sådant begrepp "affärsmetoder". Enligt denna rymliga definition - alla traditioner som antagits i miljön av officiella affärsförbindelser. Officiell korrespondens är fortfarande en av de viktigaste mekanismerna för affärsinteraktion. Tjänstemän, affärsmän och offentliga organisationer kommunicerar genom meddelanden utarbetade enligt allmänna regler.
Anledning att skriva
Oavsett hur tråkigt och obetydligt det förberedande steget med att utarbeta ett officiellt överklagande kan verka, kan det inte försummas. Anledningen till att dokumentet förbereds bör vara tydligt formulerat.
Innan du skriver ett officiellt brev är det viktigt att exakt bestämma adressaten. Efter att ha bestämt ämnet för meddelandet är det nödvändigt att kontrollera om denna fråga faller inom ramen för adressatens kompetens. Om du är osäker är det bättre att undersöka frågan om kompetens i organisationens regler och andra normativa dokument.
Begäran typ
När ämnet och adressaten har fastställts bör du tänka på vilken typ av överklagande.
Ett officiellt brev bör skrivas vid behov:
- Informera adressaten. Oftast skickas nyhetsbrev från mottagare på lägre nivå till mottagare på högre nivå;
- Kontakta adressaten med ett test, vilket innebär ytterligare åtgärder från hans sida. Så de vänder sig antingen till en överlägsen person eller till en lika i position;
- Ge ett uppdrag. Denna typ av adress är endast lämplig för adressering av en underordnad.
Individer som kontaktar myndigheter, företag eller andra strukturer använder oftast formen av begäran.
Form av officiellt överklagande
De hårda förhållandena för officiell-affärskontakt gör att överklaganden inte blir lägre än innehållet. För att brevet ska nå adressaten och inte gå vilse i kontorets labyrinter, måste det upprättas enligt alla regler.
Organisationer skriver upp brev på officiellt brevpapper, tilldelar ett utgående nummer och anger datum. För att snabbt klargöra frågorna om överklagande är det viktigt att ange entreprenörens fullständiga namn och kontaktinformation. De visas på det sista arket i bokstaven i sidfoten.
Individer gör ansökningar på tomma A4-ark i maskinskriven form och i sällsynta fall i handskriven form.
För organisationer anges endast adressatens position och namn i överklagans rubrik, dvs. information om författaren till överklagandet och kontaktuppgifter finns på det officiella formuläret. Individer måste komplettera rubriken med sina egna uppgifter, inklusive ett telefonnummer och en adress till vilken ett svar måste skickas.
Till vänster anges detaljerna i brevet och under ordalydelsen i överklagandets ämne: "Om belöning", "Om att tillhandahålla information", "Om ett personligt möte", etc.
Stilen för det officiella överklagandet
Den officiella affärsstilen används för att komponera officiella brev. Huvudprinciperna för denna stil är konsistens, entydighet och tydlighet i presentationen. I affärskorrespondens är vardagliga formuleringar, användningen av folkmaterial, för att inte tala om svordomar och svordomar, oacceptabelt. Även de mest störande händelserna i officiell korrespondens bör presenteras i en neutral ton utan någon känslomässig färg.
Det är god praxis att följa en tydlig och logisk struktur av meningar och stycken. Detta förenklar läsarens uppfattning om information avsevärt.
Strukturen för det officiella överklagandet
Ett officiellt brev börjar med ett överklagande: ". Detta följs av en ingress, där man ska svara på frågan: "Varför skrivs överklagandet, för vem och av vilken anledning." Det kan se ut så här:
«».
«».
Efter det allmänna till det speciella införs en förklarande del som återspeglar detaljerna. Om ett klagomål skrivs - den kronologiska kärnan i konflikten. I inbjudningsbrevet innehåller den förklarande delen information om platsen, datumet och tiden för evenemanget, dess arrangörer och adressens deltagande.
Alla officiella överklaganden avslutas med en direkt lista över begäran. Till exempel: ", ", ", etc.
