Korrekt pappersarbete är en integrerad del av korrekt pappersarbete. Det nuvarande kontorsarbetet är sådant att det är nödvändigt att genomföra specialkurser för att behärska alla finesser i hanteringen av dokument, samtidigt som man tar hänsyn till att dokumenten är indelade i många olika typer.
Instruktioner
Steg 1
Kontorsarbete, till exempel personalavdelningen i ett företag, kan skilja sig avsevärt från redovisning och ledning.
Således har varje avdelning i företaget sin egen dokumentationsomsättning och följaktligen presenteras registreringen av sådana dokument med särskilda regler för registrering och redovisning.
Steg 2
Redovisningssystemet är utformat på ett sådant sätt att en del av företagets handlingar måste upprättas i enlighet med de godkända GOST: erna, och den del som är i fri omsättning upprättas enligt företagets ledning.
Steg 3
Alla dokument som mottas av företaget registreras i en särskild journal för inkommande korrespondens, ett visst nummer (serienummer) tilldelas dokumentet, sedan riktas det till företagsledningen, som bestämmer dess ytterligare öde. Om dokumentet innehåller specifika krav, är av informativ karaktär, skickas det med huvudvisum till en specifik person, antingen för utförande eller för information. Om exekvering är nödvändig har chefen rätt att, genom att godkänna dokumentet, ställa in en tidsfrist för dess verkställande, men inte mindre än vad som föreskrivs i själva dokumentet. Entreprenören tar emot dokumentet och undertecknar i journal för inkommande korrespondens för mottagande.
Steg 4
Utgående dokument registreras också i en särskild journal över utgående dokument med tilldelning av ett serienummer.
Steg 5
Som regel är all dokumentation uppdelad i dokument för intern cirkulation och handlingar för extern cirkulation, därför registreras två registreringstidskrifter för inkommande dokument och två för utgående dokument under produktion.
Steg 6
Ett sådant redovisningssystem låter dig styra överföringen av dokument, både utanför företaget och inuti det, samt kontrollera utförandet.
Steg 7
Dokument relaterade till företagets verksamhet, till exempel personalorder, allmänna order registreras och registreras separat. Generellt brukar många stora företag ett system för separat redovisning av dokument som rör specifika avdelningar och tjänster, särskilt när varje avdelning har en motsvarande person som är involverad i kontorsarbete.
