Vissa företag har dokumentation i årtionden. För att förhindra att viktiga papper skrynklas eller förloras måste de arkiveras i mappar av hård kartong eller plast. Ge varje kontrakt ett separat nummer för identifiering.
Instruktioner
Steg 1
För att göra det enkelt att hitta önskat kontrakt, föra en bok. Ge dokumentet ett nummer och ange det i denna tidskrift. Förutom numret anger du datumet för kontraktet. Posten i tidskriften ska se ut så här: 1. Kontrakt nr 123TP daterad 22.02.2011. I anteckningarna kan du ange kärnan i kontraktet, när det krävs av företagets typ av dokumentation.
Steg 2
Om det finns flera juridiska personer i företaget, skapa en separat bok med kontrakt för var och en. Använd konventionella symboler i din notation. Skriv till exempel ner kontrakten från Masha och Bears OJSC som 123MM. Och markera värdepapper från ZAO "Three Little Pigs" med 123TP. Tilldela siffrorna för att undvika förvirring.
Steg 3
När överenskommelsen har godkänts har alla godkännanden undertecknats av de båda parternas generaldirektörer förseglat, det kan arkiveras i en mapp. Välj mappar med ett hårt omslag - de garanterar säkerheten för dokumenten. Varje juridisk enhet behöver sin egen mapp.
Steg 4
Innan lakan. Ta ett hålslag och slå nya hål. Lägg dokumentet i en mapp och säkra det med speciella antenner. Separera ett kontrakt från ett annat med ett tomt A4-ark.
Steg 5
Du kan också lämna kontrakt på ett annat sätt. Detta kräver transparenta filer. Placera varje dokument i en separat fil och fäst det i en mapp.
Steg 6
Förvara inte för många kontrakt i en mapp - de kan bli skrynkliga. Mappen ska vara lätt att stänga, enskilda ark ska inte sticker ut.
Steg 7
För lagring av mappar med kontrakt, ha en separat hylla i garderoben. Skriv in året och den juridiska enhet som äger dokumenten i mappen. Detta gör att du snabbt kan hitta rätt papper om det behövs.
Steg 8
Det finns inget behov av att alltid ha mappar med kontrakt från tre år sedan. Ordna dem i kartonger, underteckna året och den juridiska enhet för vilken dokumenten utfärdas. Skicka lådorna till lagret. Välj en torr plats för förvaring. Fukt är skadligt för papper.
