Företagskorrespondens har funktioner som skiljer den från privata meddelanden. Den officiella kommunikationsstilen, adressering med namn och patronym, följning av reglerna för stavning och skiljetecken är grunden för ett korrekt affärsbrev.
Instruktioner
Steg 1
Det är bättre att börja bokstaven med orden "Dear (s) …". Om du behöver kontakta en person som är högre i rang, var noga med att göra det med namn och patronym. Att kommunicera enkelt i livet måste du behålla en officiell ton i företagskorrespondensen. Om breven plötsligt kommer till VD kommer han att bli obehagligt överraskad att se en hälsning som "Hej, bro."
Steg 2
När du adresserar en person, skriv med stora bokstäver: du, du, din, du, etc. Flera referenser är alltid små bokstäver.
Steg 3
Tonen i brevet bör vara seriös och diskret. Gå inte djupt in i en detaljerad beskrivning av arbetsflöden, skriv till punkten. Ta inte bort värdefull tid från samtalspartnern genom att återberätta de detaljer som han inte behöver.
Steg 4
Använd vanliga teckensnitt och svart när du skriver. Regnbågsfärgad text är inte lätt att läsa. Om du vill markera en fras, skriv framför den "Jag uppmärksammar att …".
Steg 5
Använd inte uttryckssymboler. De är endast relevanta i vänskaplig korrespondens. För henne är det bättre att lämna en humoristisk ton och slanguttryck ("tvål" - e-post, "programmerare" - en programmerare, etc.)
Steg 6
Börja ditt brev med att ange kärnan i problemet. Först då ställa alla dina frågor.
Steg 7
Försök att passa in 1/3 A4-ark i tolfte teckensnitt. Stora bokstäver är svåra att läsa. De läses ofta inte till slutet, eller hela avsnitt överhoppas. Om du behöver skriva om mycket, dela upp informationen i flera meddelanden.
Steg 8
Bästa avslutningen på ett företagsbrev "Med vänliga hälsningar, för- och efternamn." Om du kommunicerar via e-post, se till att skriva en signatur som kommer att följa med alla brev. Det bör finnas:
- efternamn, namn, om det behövs - patronymic;
- position;
- Företagsnamn;
- adressen;
- telefon;
- Ytterligare information - slogan, önskemål etc. om det tillhandahålls av företagets stil.
Steg 9
Kontrollera skiljetecken och stavning. Om du inte är säker på kommatecken, konstruera meningen annorlunda eller dela den i två. Det är bättre att ersätta ett misstänkt ord med en synonym.
