Telefonsamtal har länge varit en del av affärslivet. Med deras hjälp kommuniceras beslut, uppgifter tas emot och rapporteras, möten och avbokningar görs. Okunnighet om reglerna för etikett för telefonsamtal kan leda till uppdelning av många avtal och misstro hos partners och kunder.
Instruktioner
Steg 1
Arbeta med din röst. Spela in konversationen om möjligt med en av affärspartnerna på en diktafon och lyssna. Betygsätt röstens klang, talhastighet, intonation och energi. För att få rösten att låta trevligare bör andningen vara jämn, hållningen vara fri. Le medan du pratar - detta trick hjälper dig att göra din röst varmare och trevligare. Försök bli av med parasitiska ord om du använder dem.
Steg 2
Förbered dig på alla utgående samtal. Formulera konversationens mål, nyckelfraserna som du kommer att använda. Ha en anteckningsbok och penna redo att anteckna när du pratar. När de svarar dig, glöm inte att säga hej, presentera dig själv och namnge företaget du representerar. Ta korta pauser så att den andra personen kan svara dig och komma ihåg eller skriva ner ditt namn. Fråga om din prenumerant kan svara på dina frågor. Om svaret är ja, ange syftet med ditt samtal.
Steg 3
Låt inte samtalspartnern vänta på mer än 3-4 ringsignaler när du besvarar ett inkommande samtal. Var noga med att säga hej och presentera dig själv. När du pratar i telefon ska du tänka på alla andra aktiviteter och samtal. Om du behöver tid att svara på den andras frågor, skriv ner kontakterna och erbjud dig att ringa tillbaka honom när du är redo. Om du behöver omdirigera ett samtal, ange tydligt kärnan i frågan till din kollega så att den som ringer inte behöver upprepa det. I slutet av konversationen, tacka den andra personen för att du kontaktade dig.
Steg 4
Reglerna för telefonetikett säger att abonnenten som ringde är den första som lägger på och börjar säga adjö. Han ringer också tillbaka vid kommunikationsavbrott. Tänk på tiden när du planerar ett telefonsamtal: timmen i början och timmen i slutet av arbetsdagen, när abonnenten kan ha brådskande frågor, anses inte vara framgångsrika, liksom lunchpausen.
