Ibland frågar människor som använder brev för affärskommunikation om det är möjligt att påverka adressatens beslut på något sätt. Vissa människor tycker att detta är omöjligt; andra svarar frågan jakande. Vem har rätt? Företagskorrespondens är ett mycket känsligt jobb. Efter att ha fyllt i brevet måste du visa respekt för mottagaren, vara korrekt och diskret! Du kan påverka en person genom papper, men för detta måste du följa några regler.
Upprätta psykologisk kontakt
Psykologisk kontakt i affärskorrespondens är mycket viktig, eftersom samarbete är nästan omöjligt i frånvaro. Var noga med att adressera adressaten med ordet "Kära". Förkorta aldrig ord i en rubrik. Det vill säga om du inte känner personen väl kan du ansöka enligt följande "Kära herr Petrov" och inte "Uv. Herr Petrov ".
Om du tidigare har träffat en person och pratat om några ämnen som rör ditt arbete, var noga med att använda detta faktum i inledningen. Om du inte känner till adressaten, fråga om hans företag.
Ett exempel på en introduktion.
1. Kära Petr Petrovich! Vid ett affärsmöte som ägde rum i restaurangen Angara den 12 oktober i år diskuterade vi ämnet småföretagssatsningar.
2. Kära herr Petrov! Vi fick veta att ditt företag är ledande inom Irkutsk-regionen när det gäller produktion av bandsågar. Vårt företag bedriver produktion av sågverk. Vi vill samarbeta med dig i framtiden.
Om du blir medveten om att organisationens chef är mycket bekymrad över hans rykte och letar efter partners kan du be honom om råd. En sådan person går gärna med på att hjälpa till, eftersom du kan påverka företagets rykte. Det är väldigt bekvämt att samarbeta med en sådan organisation, eftersom chefen kommer att försöka uppfylla alla villkor i kontraktet för att inte få negativa recensioner.
Hitta argument och fakta
För att övertyga en klient om att du har rätt måste du hitta argument. De är medelstora, starka och starkaste. Psykologer rekommenderar att man följer följande sekvens när man skriver en bokstav: stark - medium - starkast.
De starka inkluderar följande argument:
- Presentationen kommer att innehålla den senaste utvecklingen inom utrustning för produktion av bandsågar.
- Priset på den erbjudna utrustningen kommer att ligga 30% under marknadspriset.
Genomsnittliga fakta inkluderar:
- Deltagarna i presentationen får möjlighet att se den nya utrustningen i funktion, samt få råd om hur enheterna fungerar.
- Garantin för den erbjudna utrustningen höjs med två år.
De starka inkluderar följande argument:
- I slutet av presentationen kommer en kampanj att äga rum, där deltagarna kan få en andra helt gratis när de köper utrustning.
Hitta adressatens problem
Innan du föreslår något, försök hitta en anledning som kan få läsaren att använda dina tjänster eller köpa en produkt från dig. Till exempel erbjuder du en godstjänst. Studera noggrant adressatens arbete, identifiera hans missnöje. För att göra detta kan du skicka en "spion". Du kan också ta reda på vilket företag han använder. Hitta sedan de negativa aspekterna av organisationen som utför lastbilstransporterna. Försök att identifiera ett problem som kan uppstå när du arbetar med en tredje part.
Om du erbjuder utrustning som är bättre än den som används av adressaten, var noga med att skriva om den i brevet, med hänvisning till att produktionsvolymen med dina enheter kommer att öka dramatiskt.
Formulera tankar
Försök att formulera dina tankar korrekt. Till exempel rekommenderar psykologer att inte använda partikeln "inte" och "eller" i affärskorrespondens.
Exempel.
Felaktig fras: den 12 oktober skulle det inte skada dig att besöka vår utställning.
Rätt fras: den 12 oktober blir vi glada att se dig på vår utställning.
Brevdesign
Adressatens attityd till ditt företag beror på utformningen av utgående korrespondens. Företagskorrespondens innebär användning av företags brevpapper. Du bör inte experimentera med teckensnitt och storlek, det är bättre att välja standarder, det vill säga Times New Roman-teckensnitt och storlek 12. Även om det här är bagateller, men på en psykologisk nivå, har det ett stort inflytande på en person!
