För en nybörjare kan utformningen av inkommande korrespondens vara ett styrketest. Men så snart processen delas upp i enkla och begripliga steg blir det en obetydlig del av arbetsdagen.
Instruktioner
Steg 1
Alla dokument som mottas av organisationen måste registreras samma dag, oavsett hur de kom dit (via e-post, per kurir, per fax, etc.). E-postmeddelanden måste skrivas ut, telefonmeddelanden måste spelas in.
Steg 2
Kolumn 1 i journalen anger datum för mottagande av varje dokument. Kolumn 2 - dess registreringsnummer. Numret tilldelas i mottagningsordningen och varje kalenderår börjar med ett. Därefter kontrolleras varje levererat dokument: om det levererades korrekt, om paketet är intakt. Om det inte är markerat "personligen" öppnas kuvertet eller påsen och innehållet kontrolleras. Om det finns en inventering kontrollerar de den. Om några av de angivna dokumenten saknas måste du göra en lämplig handling och lägga in en anteckning i tidskriften för inkommande korrespondens i avsnittet "Anteckningar". Antalet ark med bilagor anges i kolumn 3.
Steg 3
Typ av korrespondens anges i kolumn 4. Detta kan vara en begäran, en avstämningsrapport, ett brev, ett certifikat, ett telegram, en anmälan etc. De följande två kolumnerna anger avsändaren och det utgående numret på brevet.
Steg 4
En sammanfattning av sändningen måste anges i kolumn 7. Till exempel”Om tillhandahållande av ett intyg om AA Ivanovs skuld. bank "eller" Ansökan om omberäkning av löner för VV Sidorova ".
Steg 5
Därefter delas korrespondensen ut till adressaterna, och efter att ha mottagit resolutionen införs den i kolumn 8, vilket anger i de kommande två verkställande direktörerna och tidsfristen för genomförande av dokumentet. Anteckningarna anger att dokumentet har körts och var det arkiveras.
