I enlighet med artikel 17 i federal lag 125-F3 kan filerna för pensionerade anställda överföras till arkivet. Innan de skickar in dokument måste de arkiveras, numreras, inventeras och dekoreras med ett omslag. Detta måste göras av en auktoriserad personalansvarig.
Nödvändig
- - mapp;
- - alla dokument;
- - penna;
- - inventering;
- - leveranslista.
Instruktioner
Steg 1
För att överföra fallet med en avgången anställd till arkivet, ordna dokumenten i omvänd kronologisk ordning. Detta innebär att när du var anställd, skapade du en personlig fil, vars första ark var en ansökan. När du överför ärendet till arkivet, kommer det första arket att vara en uppsägningsbrev.
Steg 2
När du arkiverar en anställds personliga handlingar, gör samtidigt en inventering av de dokument som ska arkiveras. I en personlig fil för överföring till arkivet, arkivera alla tillgängliga dokument: ett frågeformulär eller CV, kopior av utbildningsdokument, kopior av anställningsorder, uppsägning och andra order som utfärdades under arbetstagarens arbete. Dessa kan vara order att höja eller sänka löner, att överföra, att utföra ytterligare uppgifter etc. Bifoga också alla intyg som den anställde någonsin har lagt fram för din organisation, en kopia av anställningsavtalet, ytterligare avtal, föreskrifter relaterade till arbetstagarens arbete.
Steg 3
Arkivera filen i en mapp med ett bindemedel, numrera alla ark i det övre högra hörnet. Detta måste göras med en enkel penna. Överst, arkivera inventeringen, underteckna mappen, lägg bokstavskoden på den första bokstaven i den anställdes efternamn, samt på omslaget till mappen i stort antal uppsägningsåret från ditt företag.
Steg 4
Du kan hålla koll på uppsägningsåret för en anställd eller för flera som slutar på ett år. Om du redovisar flera anställda, lägg sedan alla personliga filer i en gemensam mapp och underteckna uppsägningsåret på omslaget. Högst 250 ark kan lagras i en mapp. Forma varje komplext fall inte bara efter uppsägningsåret utan också efter efternamnens alfabet.
Steg 5
När du överför alla ärenden till arkivet, upprätta en leveranslista. I den första kolumnen anger du det ordinarie antalet fall, i den andra indexen för alla fall enligt nomenklaturen. Den tredje kolumnen fylls i med rubrikernas namn, den fjärde - efter datum, den femte - med antalet ark, den sjätte - efter hållbarheten, den sjunde kolumnen du kan fylla i om det finns anteckningar eller tillägg.
