Personliga filer för alla pensionerade och pensionerade anställda måste skickas till arkivet för lagring (artikel 17 i federal lag nr 125-F3). En anställd vid personalavdelningen är skyldig att förbereda mappar med dokument och överföra dem till en auktoriserad anställd i arkivet från hand till hand.
Nödvändig
- - mappar;
- - Pärm;
- - penna;
- - inventering;
- - överföra inventering.
Instruktioner
Steg 1
Innan du skickar personliga filer till arkivet, bör du noggrant förbereda alla tillgängliga dokument som finns kvar i personalavdelningen efter uppsägning av anställda. Lagstiftningen fastställer vissa tidsfrister inom vilka det är nödvändigt att ha tid att överföra anställdas personliga filer för arkivering. De bör inte överstiga 12 månader efter uppsägningen.
Steg 2
Ordna varje personlig fil i omvänd kronologisk ordning. Om den första sidan under anställning var en ansökan skriven av en anställd för ett jobb, i arkivdokument kommer den första sidan att vara ett uppsägningsbrev.
Steg 3
Alla ark viks i rätt ordning, arkiv med ett bindemedel, nummer i ordning. Gör en inventering på ett separat ark. Ange alla bundna sidor i din personliga fil under serienumret.
Steg 4
Bifoga inventeringen högst upp på alla sidor. Om du fyller i en personlig fil för varje anställd separat, placera den i en kartongmapp, skriv med stora bokstäver den första bokstaven i den anställdas efternamn och uppsägningsåret.
Steg 5
När du överför ärenden till arkivet är det tillåtet att lägga flera ärenden med pensionerade anställda i en mapp, men antalet ark i den ska inte överstiga 250. I en mapp, sätt ärendena för pensionerade anställda på ett år, vars namn börjar med samma bokstav. Sådan registrering av personliga filer används oftast i stora företag där ett stort flöde av personal passerar under ett år.
Steg 6
Upprätta ett överföringsblad som har en enhetlig form för alla förberedda ärenden. I kolumn nr 1, skriv ner serienumret för varje fall, i kolumn nr 2 - indexet för varje fall enligt nomenklaturen, nr 3 - namnet på rubrikerna i målen, nr 4 - datum, Nr 5 - antalet ark som överförts för varje fall separat, nr 6 - lagringsperioder, # 7 - tillägg eller befintliga anteckningar.
