Viktig dokumentation - kontrakt, fakturor, handlingar - måste sparas i företaget under lång tid. För vissa värdepapper är denna period fem eller till och med tio år. För att förhindra att dokumenten skrynklas eller går förlorade måste de arkiveras och arkiveras ordentligt.
Nödvändig
- - mappar - bindemedel;
- - transparenta filer - fickor.
Instruktioner
Steg 1
För att lämna in ett kontrakt, vänta tills det är undertecknat av alla intresserade parter. Få signaturer från båda sidors vd och anbringa deras förseglingar. Gör sedan kopior av dokumentet och ge ut dem till alla inblandade.
Steg 2
Ge kontraktet ett nummer. Den måste innehålla siffror och bokstäver. Till exempel 123-AB. Ange numret för undertecknande av dokumentet.
Steg 3
Skapa en kontraktslogg. Ange dokumentnummer, datum för undertecknande och den juridiska enhet som det tillhör. Siffrorna måste gå i ordning, efter varandra, beroende på när kontraktet undertecknades.
Steg 4
Om det finns flera juridiska personer i företaget bör varje avtalsjournal ha sin egen. Detta kommer att undvika förvirring.
Steg 5
Lägg kontraktet i en separat fil. Om det finns flera kontrakt, lägg allt i en ficka. Detta gör det lättare att jämföra dokument och hitta dem vid behov.
Steg 6
För in filen i bindemedlet och säkra med specialhållarna. Fyll inte i den ordentligt, dokumenten blir skrynkliga. Skriv i ryggraden i mappen den juridiska enheten, dokumenten för vilka de är lagrade i den, samt året de undertecknades.
Steg 7
Efter utgången av tre år kan mapparna med kontrakt skickas till lagret. Vik dem i kartonger och placera dem på en plats som inte är tillgänglig för fukt. På förpackningen, ange också den juridiska enhet som dokumenten avser och året kontrakten undertecknades.
Steg 8
Fakturor och handlingar arkiveras på samma sätt som kontrakt. Men istället för ett pappersregister med dokument är det bättre att ha ett elektroniskt. Till exempel i programmet "1C: Accounting". Du kan ladda ner den gratis här: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Detta gör att du inte bara kan registrera alla värdepapper utan också utföra olika operationer med dem - skriva ut ytterligare kopior, korrigera fel etc.
