Under sin verksamhet måste en redovisningsanställd eller entreprenör behandla många dokument. Flödet av dokument ökar i direkt proportion till framgången för affärsutvecklingen. Många arbetsmetoder är allmänt kända, men det är osannolikt att någon kommer att berätta hela tekniken för nybörjare. Den här guiden visar hur du arkiverar dina dokument så att de inte blir förvirrade eller förlorade.
Instruktioner
Steg 1
Att använda transparenta filer är lite knepigt. Bättre att arkivera dokument med hålslag. Naturligtvis kommer transparenta filer att vara till nytta för att lagra dokument som inte kan stansas igenom: dokument som görs på statsskyltets brevpapper, dokument med hologram och andra papper som är skyddade mot förfalskning. För resten av dokumenten är det opraktiskt att använda filer.
Steg 2
Du kan använda ett bindemedel för att stansa ett hål exakt och anpassa varje efterföljande dokument till det tidigare. Dokument kommer att justeras i en mapp, men om du behöver flytta ett dokument till en annan mapp är det troligt att det sticker ut utanför stacken.
Steg 3
Det bästa sättet att binda dokument är att använda en stoppstans. För varje dokument kommer hålen att ligga på samma plats. Dokument som sys på detta sätt kommer att ha det mest exakta utseendet och du behöver inte göra ytterligare hål i dem.
Steg 4
Vid arkivering måste du, förutom hålens placering, också rikta in dokumentet korrekt. Dokument placerade över arket kan roteras 90o moturs.
Steg 5
För att ansluta dokument används ofta häftklammer eller gem. Det är sant att de har en nackdel: ett bunt dokument fäst med häftklammer eller gem har en utbuktning vid fästpunkterna, vilket gör det svårt att arbeta med papper. Det är bättre att ansluta ark i ett flersidigt dokument med en droppe PVA-lim. I de flesta fall tar det kortare tid och dokumentbunten har inte utbuktningar.
Steg 6
Om dokumentet är mindre i storlek än ett standardark måste det först klistras in på ett standardark, varefter det kan arkiveras till resten av dokumenten.
